Sicheres File-Sharing in Outlook

E-Mail ist die führende Kommunikationsplattform der Welt, und wir nutzen dies jeden Tag für den Informationsaustausch. Outlook ist unser Hauptwerkzeug zum Senden von Dokumenten. Dieser Vorgang, der sehr einfach zu sein scheint, hat im Hintergrund jedoch viele Probleme. Das erste ist die Größenbeschränkung. Oftmals ist es sogar ein Problem ein Dokument über 10 MB zu senden. Das Senden von großen Dateien per E-Mail ist der Albtraum des Exchange-Administrators, da die Dateien in den Exchange-Datenbanken in mehreren Kopien gespeichert werden und somit viel Speicherplatz belegen.
Postfachkontingente werden sehr schnell erreicht. Einige laden Dateien in Dropbox oder OneDrive hoch, was das Platzproblem lösen könnte, aber es ist immer noch nicht die perfekte Lösung. Ein anderes Problem ist die Sicherheit. Sie haben keine Übersicht darüber, wer das von Ihnen gesendete Dokument geöffnet hat und ob es weitergeleitet wurde.

officeGATE bietet Ihnen zusammen mit contentACCESS eine Lösung für dieses Problem. Unsere Produkte garantieren Ihnen eine sichere Handhabung und Speicherung Ihrer Dateien. Alle contentACCESS-Benutzer erhalten Zugriff auf einen speziellen Ordner mit dem Namen „Meine Freigaben“, auf den Sie unter contentACCESS im OfficeGATE-Bereich zugreifen können. Beim Hochladen einer Datei in den Ordner „Meine Freigabe“ generiert die Anwendung automatisch einen Link, der auf die Datei verweist, und der Benutzer kann diesen Link an andere Benutzer senden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine große Datei zum Teilen hochzuladen: Die erste ist von der Symbolleiste mit der Schaltfläche „Mit contentACCESS teilen“, die zweite ist mit der Option „Neue Datei freigeben“ aus dem Kontextmenü von „Meine Freigaben „Ordner.

Bevor Sie die gewünschte Datei hochladen, öffnet sich ein Popup mit den Verfügbarkeitseinstellungen. Hier können Sie das Ablaufdatum (den Zeitraum, in dem die Datei im Ordner „Meine Freigabe“ aufbewahrt wird) und das Downloadlimit für Ihre Datei festlegen. Ihre Daten werden sicher behandelt und gespeichert.