PST-Dateien sind eine Art von persönlichen Ordnern, in den Ihre E-Mails, Kontakte, Kalenderereignisse und andere Elemente gespeichert werden. Diese Dateien werden häufig für die E-Mail-Archivierung Ihres Exchange-Postfaches verwendet.
Die PST-Dateien sind mit uns von Anfang an in unserem E-Mail-Klienten von MS Outlook. Sie haben großartige Arbeit geleistet, indem sie unsere Kommunikation in den letzten Jahren geschützt und erhalten haben. Aber das globale Wachstum der E-Mail-Kommunikation und die höheren Sicherheitsanforderungen, die von Regierungen und Organisationen weltweit gestellt werden, haben das Spiel verändert und PST-Dateien sind nicht mehr die ideale Lösung für Unternehmen.
Das PST-Format ist unzuverlässig und anfällig für Korruption
PST-Dateien waren in den Zeiten, wo die Benutzer weniger E-Mails erstellten und ihr Speicherplatz in Megabytes berechnet haben, noch gut genug. PST-Dateien sind in diesen Zeiten jedoch nicht dafür ausgelegt, mehrere Gigabytes von Daten zu speichern. In diesen Fällen können sie die Wahrscheinlichkeit von Outlook-Leistungsproblemen und Startproblemen erhöhen oder sogar beschädigt werden. Nach einer PST-Korruption sind Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Wiederherstellung äußerst gering.
Um mögliche Beschädigungen und Outlook-Leistungs- oder Indizierungsprobleme zu vermeiden, wird dringend empfohlen, ein Speicherlimit von 1 GB für eine einzelne PST-Datei einzurichten. Dies kann jedoch zur Erstellung von Hunderten von PSTs führen.
E-Discovery- und Compliance-Schwierigkeiten
PST-Dateien werden oft auf einzelnen Benutzerendstationen gespeichert. Diese Benutzer können bei der Suche nach einer bestimmten Information oder einer E-Mail echte Schwierigkeiten haben. Ein Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern, das seine gesamte historische E-Mail-Kommunikation nur in PST-Dateien speichert, befindet sich bereits in einer schwierigen Situation. PST-Dateien sind in Bezug auf E-Discovery und Compliance nicht ausreichend regulatorisch.
Stellen Sie sich einen einfachen Antrag auf gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder einen Antrag auf die Löschung von personenbezogener Daten Ihres ehemaligen Mitarbeiters auf Grundlage der DSGVO vor. Wenn Sie die relevanten Informationen zu diesem speziellen Fall identifizieren müssen, gibt es keine wirklich effiziente Methode, um Ihre PSTs zu durchsuchen. Das ist der Hauptgrund, sich für eine zentralisierte, zuverlässige und flexible Archivierungslösung zu entscheiden.
PST-Dateien entsprechen weder Vorschriften noch Richtlinien
Tatsächlich bringt die Archivierung Ihrer Daten in PST-Dateien Ihr Unternehmen an einen Punkt, an dem Sie weder Vorschriften und Richtlinien noch die DSGVO einhalten werden. PST-Dateien sind zu leicht zu manipulieren und können die Integrität Ihrer Kommunikation nicht sicherstellen.
Und die PST-Dateiverwaltung? Es gibt keine Möglichkeit, die Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer E-Mails in PST-Dateien zu verwalten. Ihre Benutzer können absichtlich oder versehentlich E-Mails in PST-Dateien löschen. Wenn diese E-Mails bestimmten Aufbewahrungsfristen unterliegen, kann dies viele rechtliche Probleme nach sich ziehen. Fast keiner der PST-Besitzer verwendet Verschlüsselungsprotokolle oder sogar ein einfaches Passwort, und gerade deswegen hat jede Person mit MS Outlook die Möglichkeit diese PST-Dateien auf seinen eigenen Computer zu kopieren und öffnen.
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Sie müssen keine PST-Dateien mehr erstellen. Alles läuft auf bequeme Weise automatisch im Hintergrund. Dank unserer Outlook-zertifizierten Integration kann jeder berechtigte Benutzer innerhalb seines Outlook-Klienten auf sein E-Mail-Archiv zugreifen, egal ob er OWA oder die Standard-Outlook-Desktop-App verwendet.
Das contentACCESS Archiv bietet viele Vorteile:
• Automatische Indizierung von E-Mails, Anhängen, Dokumenten, Dateien,
• Einzelinstanz, Versionierung, Komprimierung,
• Lese-Benutzerzugriff,
• Sicheres Teilen der archivierten Inhalte mit überschaubaren Optionen,
• Erweiterte Volltextsuche über alle Datenquellen,
• PST, ZIP-Export aus dem Archiv,
• … und mehr …
Unsere Benutzer-Klienten mit dem Zugang zu archivierten Inhalten:
• Outlook-Plug-In, Add-In (officeGATE)
• MS Teams-Add-In,
• Web-Client (contentWEB)
• contentACCESS Mobile-App (Android, IOS-Unterstützung).
Unser contentACCESS-Archiv hilft Ihnen bei der automatischen Aufnahme von PST-Dateien in E-Mail-Archive. Alle archivierten E-Mails in contentACCESS werden automatisch indiziert und geschützt. Sie können den gesamten Archivinhalt durchsuchen und allen Ihren berechtigten Benutzern den Zugriff gewähren. Sicherheit, Zugriff und Wiederherstellung bei Bedarf sind die Schlüsselwörter.
E-Mails sind jedoch nicht die einzige Quelle, mit der contentACCESS umgehen kann. Wenn Sie Ihre MS Teams-Inhalte, OneDrive, SharePoint oder Dateien archivieren möchten, haben Sie mit contentACCESS für alle die gleichen Vorteile. contentACCESS ist eine umfassende Plattform, die ordnungsgemäß Ihre Daten archiviert und dabei ihre Zugänglichkeit und Schutz vor Ransomware und anderen Bedrohungen gewährleistet.
Mehr Info: Common Reasons for PST files Corruption
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