Microsoft Teams ist in Unternehmen noch präsenter geworden. Viele Benutzer sind jedoch nicht vollständig mit den Funktionen von Teams vertraut, wie man sie am besten nutzt und wie man Datenverlust oder andere Fehler bei der Nutzung verhindert. Das Erstellen und Löschen einzelner Gruppen (als „Teams“ bezeichnet) und Kanäle ist das größte potenzielle Risiko bei der Verwaltung von Ihren Microsoft Teams Daten.
Eine der am häufigsten verwendeten Funktionen in Microsoft Teams sind die einzelnen Teams, die dem Programm ihren Namen geben – dies bietet die Möglichkeit, eine interne Gruppe mit mehreren Kommunikationskanälen zu erstellen. Wie in der Microsoft-Dokumentation zu diesem Thema besprochen, ist das Team da, um Gedanken auszutauschen, Informationen zu organisieren, Dateien an die Gruppe zu senden und Coworking anderweitig zu fördern. Es kann weiter unterteilt werden, indem einzelne private und öffentliche Kanäle erstellt werden, um die diskutierten Themen in relevanten Untergruppen zu bearbeiten.
Wie erstellen und verwalten Sie ein Team in Microsoft Teams
Das Erstellen Ihres ersten Teams in Microsoft Teams ist einfach. Klicken Sie auf der linken Seite des Microsoft Teams-Clients auf „Teams“, um die richtige Registerkarte aufzurufen. Klicken Sie unten in der Teamliste auf „Team beitreten oder ein Team erstellen“ und wählen Sie dann „Neues Team erstellen“ aus Ihren Optionen aus. Dadurch gelangen Sie zu einem Bildschirm, auf dem Sie Ihre neue Gruppe von Grund auf neu erstellen oder einer Reihe vordefinierter Vorlagen wählen können.
Screenshot from Pageflows.com
Sobald Ihr Team vollständig erstellt wurde, sehen Sie es unter der Registerkarte „Teams“ auf der linken Seite Ihres MS Teams-Clients. Wenn Sie auf die drei Punkte neben dem Namen klicken, erhalten Sie eine Reihe von Optionen, einschließlich der Möglichkeit, Kollegen einzuladen oder Kanäle zu erstellen.
Channels sind eine Möglichkeit, das Team in gewünschte kleinere Gruppen aufzuteilen und dafür zu sorgen, dass Diskussionen und Zusammenarbeit reibungslos ablaufen können. Dadurch verbessern Sie Ihre Produktivität und rationalisieren die Zusammenarbeit, indem Sie die Diskussion nach Themen oder kleineren Gruppen innerhalb des Teams aufteilen. Auf diese Weise können Sie mehrere Themen nahtlos abdecken, Ihren Arbeitsbereich organisieren und dann in Untergruppen aufteilen, um sich auf die zugewiesenen Aufgaben zu konzentrieren. Kanäle können als Standard belassen oder als privat festgelegt und nur für eingeladene Teammitglieder zugänglich gemacht werden.
Ich habe mein Team gelöscht – kann ich es wiederherstellen?
Wenn Sie ein Team löschen, werden Teamaktivitäten in Standard- und privaten Kanälen (und zugehörigen Websitesammlungen), Dateien und Chats ebenfalls gelöscht. Dies erfolgt zunächst in Form eines sogenannten „Soft-Delete“, bei dem Ihre Daten vorübergehend für eine Nachfrist von dreißig Tagen aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser Nachfrist sind alle Informationen, die Teil dieses Teams waren, für immer verloren und nicht mehr abrufbar.
Das Team ist in Wirklichkeit eine Gruppe in Microsoft 365. Microsoft bietet zwei separate Optionen zum Abrufen von Gruppen – eine über das Admin Center und eine über Outlook, vorausgesetzt, der Benutzer ist der Besitzer der entsprechenden Microsoft 365-Gruppe.
Im Falle von Microsoft Outlook:
- Wählen Sie auf der Seite „Gelöschte Gruppen“ die Option „Gruppen verwalten“ unter dem Knoten „Gruppen“ und wählen Sie dann „Gelöscht“.
- Klicken Sie neben der Gruppe, die Sie wiederherstellen möchten, auf die Möglichkeit „Wiederherstellen“.
Wie zuvor erwähnt, dies funktioniert jedoch nur, wenn Sie als Besitzer der betreffenden Microsoft 365-Gruppe existieren. Wenn nicht, müssen Sie als Administrator das Admin Center durchlaufen:
- Gehen Sie zum Admin Center.
- Erweitern Sie Gruppen und klicken Sie dann auf „Gelöschte Gruppen“.
- Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie dann auf Gruppe wiederherstellen.
In beiden Fällen kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis das wiederhergestellte Team (Gruppe) wieder sichtbar und zugänglich ist. In der Zwischenzeit kann es bei Ihren Mitarbeitern zu Ausfallzeiten kommen, da sie keinen Zugriff auf kritische Informationen haben, die abgerufen werden müssen. Wenn Sie die “Soft Deletion” Nachfrist für das vorläufige Löschen verpassen, gehen Ihre Informationen zu dieser Gruppe für immer verloren – einschließlich des freigegebenen Exchange Online-Posteingangs und -Kalenders, der SharePoint Online-Teamwebsite und -Dateien, des OneNote-Notizbuchs, der Planner- und MS Teams-Chats.
Microsoft Teams Archivierung von Gruppen und weiteren Daten
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