Was ist eDiscovery, und welche Auswirkungen hat es auf Ihr Unternehmen? Dies sind Fragen, auf die alle Unternehmen im aktuellen Geschäftsumfeld eine Antwort parat haben sollten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung der Unternehmen wächst auch die Menge der generierten Informationen. Hinzu kommen die große Fluktuation und die große Umwandlung, die zu einem Anstieg des Onboardings und Offboarding von Mitarbeitern und den damit verbundenen E-Mails und Daten geführt haben. All diese Informationen fallen unter die eDiscovery-Anforderungen.
Electronic Discovery oder eDiscovery ist ein rechtliches Verfahren, das die Identifizierung, Aufbewahrung, Sammlung und Übermittlung elektronisch gespeicherter Informationen umfasst. Bei diesen elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) kann es sich um Texte, Bilder und Social-Media-Protokolle handeln – also um alles, was möglicherweise vor Gericht als Beweismittel verwendet werden kann. Wie Netwrix erläutert, ist es gesetzlich vorgeschrieben, all diese Daten aufzubewahren und auf Anfrage zugänglich zu machen, was für Unternehmen eine besondere Herausforderung darstellt.
Neben dem schieren Umfang der elektronischen Informationen, die aufbewahrt werden müssen, kommt erschwerend hinzu, dass die Informationen aufbewahrt werden müssen. Metadaten, die zur Identifizierung der Informationen verwendet werden können, müssen intakt bleiben.
Das Versäumnis, ESI aufzubewahren oder sie in einer funktionsfähigen, ursprünglichen Form aufzubewahren, kann zu einer Reihe negativer Konsequenzen für das betreffende Unternehmen führen; neben der Verringerung der Erfolgswahrscheinlichkeit im laufenden Gerichtsverfahren kann das Versäumnis, Dokumente auf Anfrage aufzubewahren und vorzulegen, als Veruntreuung angesehen werden. Unternehmen, die dagegen verstoßen, können mit Geldstrafen und Sanktionen belegt werden.
Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die eDiscovery-Anforderungen erfüllen?
Es gibt mehrere Aspekte, die sicherstellen, dass Ihre ESI korrekt gehandhabt werden und den von Ihrem lokalen Umfeld vorgeschriebenen rechtlichen Rahmen erfüllen. In der Praxis gibt es mehrere Schlüsselkomponenten, die berücksichtigt werden müssen:
Datenaufbewahrung:
Die Daten müssen vor Änderungen, Interferenzen oder Verfälschungen geschützt werden – einschließlich aller angehängten Metadaten. Dies bedeutet ein Archivierungssystem, in das die Daten eingespeist werden, um sie vom Live-System und den daraus resultierenden Änderungen zu isolieren.
Dienstleistungen zur Datenerhebung:
Ein Datenerfassungsdienst dient dazu, relevante Daten für die Bewahrung zu identifizieren und zu sammeln. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen, wobei die verschiedenen Fälle von der Datenmenge, der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten der internen IT-Ressourcen und der Zugänglichkeit der betreffenden Datenquellen abhängen.
Verarbeitung von eDiscovery:
Sobald ein eDiscovery-Fall eingeleitet wird, extrahiert die eDiscovery-Verarbeitungssoftware die relevanten Daten zusammen mit den zugehörigen Metadaten, dupliziert sie und stellt sie in einem kohärenten Format zur Verfügung.
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Quelle: Netwrix.com