Wie wir in diesem Blog bereits erwähnt haben, kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem die alten Lösungen, die zur Sicherung von Unternehmensdaten in einem Archiv verwendet werden, das Ende ihrer Lebensdauer erreichen. Ältere Archive erfüllen möglicherweise nicht die Anforderungen des modernen Marktes – ihnen fehlen möglicherweise Funktionen, die für die weitere Nutzung der Unternehmensdaten entscheidend sind, oder sie entsprechen nicht den aktuellen eDiscovery- und GDPR-Standards.
Da Datenmigrationen in Unternehmen immer häufiger vorkommen und veraltete Systeme diese Migrationen notwendig machen, ist es wichtig, die damit verbundenen Prozesse genauer zu betrachten und zu wissen, wann ein Unternehmen eine Datenmigration in Betracht ziehen sollte und wie der Prozess abläuft.
Eine der wichtigsten und ständig wachsenden Quellen für Geschäftsdaten sind E-Mails, die schnell alle anderen kritischen Geschäftsdaten überholt haben. Die Erfassung und Archivierung von E-Mails ist für die Kontinuität des Geschäfts entscheidend, daher müssen E-Mail-Archive immer auf dem neuesten Stand sein, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Glücklicherweise kann TECH-ARROW sein Fachwissen für Ihr Unternehmen einsetzen, um sicherzustellen, dass die Migration Ihrer E-Mail-Archive ohne Komplikationen oder Verzögerungen verläuft und Ihr Unternehmen seinen Betrieb ohne Unterbrechung fortsetzen kann.
Wann ist es wichtig, die Daten zu migrieren?
Das CorporateFinanceInstitute stellt die folgenden Szenarien als mögliche Gründe für eine Datenmigration dar:
- Ersatz, Aufrüstung und Erweiterung von Speichersystemen und -geräten
- Upgrade und Austausch älterer Software
- Unternehmen wechseln von einem lokalen Speichersystem zu einem Cloud-basierten System, um den Betrieb zu optimieren
- Konsolidierung der Website
- Installation neuer Systeme zur Koexistenz und Ergänzung bestehender Anwendungen
- Instandhaltung der Infrastruktur
- Umstellung auf zentralisierte Datenbanken
- Konsolidierung der Informationssysteme
- Umzug des Rechenzentrums
Unternehmen können mit einem oder mehreren dieser Szenarien gleichzeitig konfrontiert sein; im Falle der Migration von archivierten Informationen ist die häufigste (und im Laufe der Zeit immer häufiger auftretende) Situation die Aktualisierung und Ersetzung von Legacy-Software. Das Geschäftsumfeld hat sich in rasantem Tempo verändert, und nicht alle Archivierungssysteme haben mit dieser Entwicklung Schritt gehalten.
Welche Veränderungen können dazu führen, dass unser derzeitiges Archivierungssystem nicht mehr zeitgemäß ist?
In den letzten Jahren gab es einige wichtige Entwicklungen: An erster Stelle steht die schiere Menge der generierten Daten. Laut Lifewire überstieg die Gesamtzahl der täglich gesendeten und empfangenen E-Mails von Unternehmen und Privatpersonen im Jahr 2019 293 Milliarden und wird bis Ende 2023 voraussichtlich auf mehr als 347 Milliarden ansteigen, wobei der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails pro Tag erhält. Hinzu kommt, dass die große Umstrukturierung die Onboarding- und Offboarding-Raten in die Höhe schnellen ließ. Archivierungs- und Sicherungssysteme, die mit der Entwicklung nicht Schritt gehalten haben, können von der Datenmenge überfordert sein und es kann für die Nutzer schwierig sein, konkrete Informationen einfach und effizient zu finden.
Der zweite Punkt ist die Sicherheitsfrage. Wichtige Geschäftsinformationen, z. B. an E-Mails angehängte Rechnungen, sollten von Ihrem Archiv erfasst werden. Im Falle von Altsystemen entspricht die Struktur und Gestaltung dieses Archivs jedoch nicht dem aktuellen Stand der Technik. Laut GRCWorldForums liegt die durchschnittliche Ransomware-Zahlung inzwischen bei über 570.000. Dies hat zu einem Wettrüsten zwischen bösartigen Akteuren und den Entwicklungen im Bereich der Cybersicherheit geführt. Während die modernsten Systeme ständig verbessert werden, unter anderem durch den laufenden Übergang zu Zero Trust, können ältere Systeme immer noch ältere Schwachstellen aufweisen.
Und schließlich ist da noch die Frage der gesetzlichen Anforderungen und staatlichen Vorschriften. In den letzten zwei Jahrzehnten wurden immer mehr Beschränkungen und Richtlinien für die Aufbewahrung von Daten durch Unternehmen erlassen – am bekanntesten ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) der Europäischen Union, aber auch andere Gesetze wie der britische Data Protection Act (Großbritanniens Übernahme der GDPR-Standards im Jahr 2018) und staatliche Rahmenregelungen in den Vereinigten Staaten. Während eDiscovery die Aufbewahrung wichtiger Daten und die Fähigkeit, diese im Falle von Gerichtsbeschlüssen zur Verfügung zu stellen, erfordert, schreiben diese rechtlichen Rahmenbedingungen stattdessen vor, welche Informationen nicht aufbewahrt werden dürfen. Moderne Archivierungssysteme, die gründlich aktualisiert wurden, können sicherstellen, dass Unternehmen diese Einschränkungen problemlos einhalten, aber ältere Software verfügt möglicherweise nicht über die Updates oder Funktionen, die erforderlich sind, um den neuesten Anforderungen gerecht zu werden.
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