Archive und Sicherungssysteme werden oft im Zusammenhang mit der Sicherheit erwähnt, da sie dazu beitragen können, Ihre Daten vor Unfällen oder vorsätzlichen Handlungen (wie z. B. dem Löschen durch Mitarbeiter oder Cyberangriffen) zu schützen. Es wird auch auf die Anforderungen verwiesen, die staatliche Vorschriften an Unternehmen stellen – das Recht auf Vergessenwerden (GDPR), eDiscovery und andere. Archive und Sicherungssysteme bieten jedoch noch eine Vielzahl anderer Verwendungszwecke und Vorteile für Unternehmen und Endnutzer, die es zu entdecken gilt.
Die übrigen Vorteile von Archiven – die sich auf archivierte Daten aus verschiedenen Quellen beziehen, von E-Mails bis zur Dateispeicherung – lassen sich grob in Vorteile für das Unternehmen als Ganzes und in Vorteile, die für den Endbenutzer auf individueller Ebene unmittelbar und greifbar sind, unterteilen. Erstere konzentrieren sich in der Regel auf die Minimierung von Kosten und die Optimierung von Systemen auf einer großen Ebene. Bei Letzteren geht es dagegen um Produktivitätssteigerungen und die Möglichkeit, Aufgaben schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen.
Organisatorische Vorteile – Kosteneinsparungen und Rationalisierung der Systemleistung
Eines der Hauptanliegen eines jeden Unternehmens ist es, die Kosten zu senken – und einer der Hauptfaktoren für die anfallenden Kosten sind Speichervolumen und Lizenzen. Ein erhöhtes Datenvolumen erfordert den Kauf von mehr Überlaufspeicher – entweder in der Cloud oder in Form von Investitionen in eine größere Speicherinfrastruktur vor Ort. Beides lässt die Kosten in die Höhe schnellen. Darüber hinaus wird das System mit zunehmender Datenlast in Ihrem Live-System immer träger und weniger reaktionsschnell.
Hinzu kommt, dass eines der größten Probleme bei der Abwanderung von Mitarbeitern darin besteht, dass der Zugriff auf die Mailbox eines ehemaligen Mitarbeiters nur dann aufrechterhalten werden kann, wenn dessen Exchange-Lizenz aktiv bleibt. In einem großen Unternehmen mit hoher Fluktuation kann die Anzahl der Lizenzen die Anzahl der tatsächlichen Mitarbeiter bei weitem übersteigen und die anfallenden Kosten noch weiter in die Höhe treiben.
Unser contentACCESS Archiv und Backup löst beide Probleme. Zum einen entfällt das Vorhalten einer aktiven Lizenz oder das Bezahlen für native Exchange-Archivierungsmöglichkeiten. Da unsere Lösung die E-Mails und Anhänge erfasst hat und unser Suchsystem das Filtern und Auffinden der benötigten Informationen erleichtert, bleiben diese Postfächer für Ihr Unternehmen stets zugänglich.
Bei Speicherüberlastung bietet contentACCESS Deduplizierungs- und Komprimierungsmöglichkeiten, die sowohl das Live-System entlasten als auch die Größe des Datenspeichers verringern – und das zu einem Bruchteil der Kosten, die für zusätzlichen Cloud-Speicher anfallen.
Persönlicher Nutzen – Steigerung der Produktivität
Für den Endnutzer sind die Vorteile der Archivierung nicht weniger greifbar. Im Jahr 2019 überstieg die Gesamtzahl der täglich gesendeten und empfangenen geschäftlichen und privaten E-Mails 319 Milliarden, wobei die durchschnittliche Person 121 geschäftliche E-Mails pro Tag sendet und empfängt. Für den typischen Mitarbeiter können wichtige E-Mails oder Anhänge schnell verschüttet und schwer auffindbar werden. Das Problem wird noch verschärft, wenn eine Person die Arbeitslast und die Mailbox eines anderen Mitarbeiters erbt.
Mit contentACCESS erhalten die Mitarbeiter Zugang zu mehreren Systemen, was ihre Effizienz erheblich steigert und den Zeitaufwand für die Navigation in verschiedenen Systemen verringert. Dank unseres bereits erwähnten Volltextsuchsystems wird das Auffinden von Dateien, E-Mails und Anhängen zu einer Frage des Augenblicks. Unsere Suche kann auf alle Informationen im Archiv zugreifen, unabhängig vom Quellsystem, und ermöglicht so eine umfassende Arbeit mit Ihren Daten.
Zusätzlich bietet contentACCESS den Endanwendern einen flexiblen und einfachen Zugriff auf ihre archivierten Daten – über unsere mobile App, die mailApp– und officeGATE Outlook-Integrationen oder unser Web-Access-Portal haben Sie Ihre geschäftskritischen Daten zu Hause, im Büro oder unterwegs immer griffbereit.
Intelligenter archivieren mit contentACCESS
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Microsoft 365 Archiv und Backup