Was ist der Unterschied zwischen Archiven und Backups und welche Option ist die richtige für Ihr Unternehmen? Lange Zeit war Backup-Software die erste Wahl für Unternehmen. Gleichzeitig bieten Archive Möglichkeiten, die Backup-Systeme nicht unbedingt bieten können. Bleibt also die Frage: Sollten Sie Ihre E-Mails archivieren oder sichern?
Welche Vorteile bietet ein Backup?
Der größte Vorteil von Backups ist, dass sie relativ wenig Speicherplatz beanspruchen und relativ einfach sind. Ein typisches Backup bietet Ihren Daten ein gewisses Maß an Schutz, indem regelmäßig eine Kopie erstellt wird. Diese Kopie wird überschrieben, wenn eine neue Kopie erstellt wird, und kann wiederhergestellt werden, falls das Live-System kompromittiert wird oder Datenverlust jeglicher Art erleidet. Als Bestandteil des Disaster Recovery sind sie unverzichtbar.
Auf diese Weise sind Backups seit langem eine Voraussetzung für Unternehmen oder Einzelpersonen, die die Datensicherheit gewährleisten möchten. Es ermöglicht ein gewisses Maß an Ruhe und Seelenfrieden, da man weiß, dass es eine Möglichkeit gibt, versehentliche Änderungen, versehentliche Löschungen oder böswillige Dateibeschädigungen durch Cyberangriffe rückgängig zu machen.
Gleichzeitig ist die vollständige Wiederherstellung eines Backups ein langsamer und mühsamer Prozess. Darüber hinaus ist der geringe Datenbedarf von Backup-Systemen eine Folge einer eingeschränkten oder nicht vorhandenen Versionierung. Aus diesem Grund können Backups zwei wichtige Aufgaben nicht erfüllen – sie können keine langfristigen Aufbewahrungsaufgaben ausführen (die weltweit zunehmend gesetzlich vorgeschrieben sind) und sie können Ihre Postfächer und Server nicht entlasten, indem sie die Datenlast reduzieren.
Was ist der Unterschied zwischen einem Archiv und einem Backup?
Die E-Mail-Archivierung ist ein systematischer Ansatz zur Aufbewahrung von E-Mails, einschließlich Anhängen. Im Allgemeinen speichert eine E-Mail-Archivlösung E-Mail-Daten sicher, sodass Benutzer E-Mails nicht ändern oder aus dem Archiv löschen können, und sie für einen voreingestellten Zeitraum aufbewahren.
Diese gespeicherten E-Mails und Anhänge werden außerhalb des Live-Servers oder der Produktionsumgebung aufbewahrt, entweder in der Cloud oder auf einem separaten Server. Nachdem sie eingelagert wurden, werden sie indiziert, um bei Bedarf durchsuchbar und abrufbar zu bleiben.
Dieser Ansatz unterscheidet sich von einem Backup in mehreren entscheidenden Punkten, wobei der wichtigste in der Durchsuchbarkeit und Flexibilität des Systems liegt. Während ein Backup im Falle einer Datenkompromittierung als letzte Verteidigungslinie fungieren und Ihren Disaster-Recovery-Plan absichern kann, besteht der einzige Ausweg, den man in diesem Fall hat, darin, das Backup vollständig wiederherzustellen und die Produktionsumgebung mit einer früheren Version zu überschreiben. Es ist nicht möglich oder zumindest nicht einfach, einzelne E-Mails, Dateien und Anhänge abzurufen.
E-Mail-Archivierungssoftware kann einfache Backups ergänzen oder ersetzen
E-Mail-Archive bieten eine Reihe von Vorteilen, die sie zu einem leistungsfähigeren Werkzeug für moderne Unternehmen machen – vor allem dadurch, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt mehr als eine einzelne Instanz des Live-Systems erfassen, was sowohl eine Versionierung als auch eine langfristige Aufbewahrung von Dokumenten ermöglicht.
Dies ermöglicht es Archiven, eine weitaus komplexere Rolle zu erfüllen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Nach modernen eDiscovery-Gesetzen wird von Unternehmen erwartet, dass sie nicht nur in der Lage sind, geschützte Informationen aufzubewahren, sondern sie auch in der Lage zu sein, sie jederzeit zu identifizieren und vorzulegen (oder umgekehrt, im Falle der Regeln für das Recht auf Vergessenwerden, sie auf Anfrage löschen zu können). Ein Archiv, das durchsuchbar ist, kann diese Anforderung erfüllen, wo ein Backup dies nicht kann.
Darüber hinaus hat die Archivierung einen wichtigen zusätzlichen Vorteil – die Reduzierung der Datenlast auf dem Produktionssystem und den Live-E-Mail-Servern. Das Auslagern von Daten in ein Archiv ermöglicht es Ihnen, nicht mehr funktionierende Postfächer oder ältere E-Mails von Ihrem Live-Server zu löschen, da Sie wissen, dass die Informationen weiterhin zugänglich sind. Dies entlastet den Live-Server und verbessert die Reaktionsfähigkeit. Darüber hinaus hat es das Potenzial, Kosten zu senken; Unternehmen können den Zugriff auf die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter aufrechterhalten, ohne die Lizenzen zu verwalten, und Sie können E-Mails aus hochleistungsfähigem, kostspieligem Speicher entfernen und sie zu einer kostengünstigen Alternative hinzufügen. Beides sind wichtige Aspekte, um die Gemein- und Betriebskosten zu senken.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Archivs und Backups achten?
Wie aus den oben beschriebenen Merkmalen und Vorteilen ersichtlich sein sollte, ist der Nutzen von Archiven gegenüber Backups zweierlei: Ihre Fähigkeit, langfristige Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen und so eine manipulationssichere Aufzeichnung Ihrer internen Informationen zu gewährleisten, sowie eine einfache Durchsuchbarkeit, die dem Endbenutzer den Zugriff auf erforderliche Dateien, E-Mails und Anhänge erleichtert.
Für letztere ist ein leistungsfähiges und flexibles Suchsystem unabdingbar. Eine E-Mail-Archivierungslösung mit geeigneten Indizierungsfunktionen kann Ihnen Zeit und Mühe beim Auffinden einzelner Dateien, E-Mails und Anhänge sparen. Sie können Such- und Browse-Tools mit Untersuchfunktionen bereitstellen und sogar mehr Metadatentypen bereitstellen, sodass Sie relevantere Ergebnisse erhalten. Auf diese Weise finden Sie im Handumdrehen alle Daten, die Sie benötigen.
Für Ersteres ist der Schlüssel Transparenz für das Systemadministratorteam, eine gute Kontrolle über die Festlegung von Richtlinien für die Aufbewahrung und Löschung sowie die Überwachung des Zugriffs und der Manipulation durch Endbenutzer. Auf diese Weise können Unternehmen ein optimales Gleichgewicht zwischen der Optimierung der Endbenutzerproduktivität und der Aufrechterhaltung der Sicherheit des Systems finden.
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