Microsoft veröffentlicht nach und nach weitere Informationen über sein kommendes Microsoft 365 Archive, einschließlich eines Demo-Videos, das erste Funktionen und Details zur Nutzung zeigt. Diese Details werfen einige Fragen bezüglich des Produktdesigns auf und sollten dazu führen, dass sich Adopter fragen, ob Microsoft 365 Archive wirklich das Richtige für die Bedürfnisse ihrer Organisation ist.
Microsoft hat vor einigen Monaten angekündigt, an einer neuen Archivierungslösung zu arbeiten, die in die Microsoft 365 Suite und insbesondere in SharePoint integriert werden soll. In einer idealen Welt würde diese Lösung die meisten der üblichen Anwendungsfälle abdecken, mit denen Microsoft-Benutzer konfrontiert sind.
Die nach und nach veröffentlichten Informationen zeigen jedoch einige häufige Anwendungsfälle oder Mängel auf, die das Archiv für eine Reihe von Organisationen weniger geeignet machen und seine Nutzung und Einführung im Vergleich zu bestehenden Archiven von Drittanbietern erschweren könnten.
Microsoft 365 Archiv ist nicht flexibel genug
Eines der Dinge, die aus dem Video und anderen Materialien hervorgehen, ist, dass das Microsoft 365-Archiv eine bestimmte Datenstruktur im Sinn hat, wenn es darum geht, Ihre SharePoint-Sites zu archivieren. Wenn Ihre Struktur nicht mit diesem beabsichtigten Design übereinstimmt, kann es zu Problemen mit dem Archiv kommen.
Das Microsoft 365-Archiv ist im Wesentlichen darauf ausgelegt, ganze Websites über die Verwaltungsoberfläche zu archivieren, wiederherzustellen oder zu löschen, so dass Ihr Verwaltungsteam sie bei Bedarf von Fall zu Fall wiederherstellen kann. In der Praxis bedeutet dies, dass die Lösung eher wie ein Backup als ein echtes Archiv aufgebaut ist. Anstatt eine detailliertere Wiederherstellung zu ermöglichen und mit einzelnen Dateien weiterzuarbeiten, ist man auf größere Site-Blöcke beschränkt.
Dies ist vor allem für Unternehmen problematisch, die kein Multisite-System für ihr SharePoint verwenden, sondern eine kleinere Anzahl größerer Sites, auf denen alle Daten in einer eher traditionellen, verzweigten Ordnerstruktur gespeichert sind. Das bedeutet, dass das Archiv nicht in der Lage ist, die Gesamtheit der Daten zu erfassen, geschweige denn, sie korrekt auszulagern.
Andere fragwürdige Designentscheidungen schränken den Nutzen ein
Diese Probleme werden durch zusätzliche Komplikationen verschärft, die dadurch entstehen, dass das Microsoft 365-Archiv über das SharePoint-System läuft. Der Versuch, eine Datei wiederherzustellen, ist ein relativ komplexer Vorgang, bei dem ein Administrator die gesamte Website aus dem Archiv zurück in die SharePoint-Live-Umgebung ziehen muss.
Abgesehen von diesem offensichtlichen Engpass für die Mitarbeiterproduktivität stellt sich die Frage, wie sicher es ist, sich auf eine Archivlösung zu verlassen, die auf demselben System wie die Live-Umgebung gespeichert ist. Einer der vielen Vorteile eines Archivs besteht darin, dass bei einem Ausfall des Live-Systems weiterhin in Echtzeit auf die Dateien zugegriffen werden kann. Wenn Sie alles auf eine Karte setzen, riskieren Sie eine viel schwerwiegendere Unterbrechung der Produktivität Ihres Unternehmens.
Ist dieses Archiv das Richtige für Sie?
Diese Überlegungen sollten von den Unternehmen berücksichtigt werden, wenn sie sich für eine bestimmte Lösung entscheiden. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Auswahl eines Archivs für die meisten Unternehmen eine langfristige Entscheidung ist und dass diese Systeme selten geändert werden, bis die Umstände eine Änderung erzwingen.
Sie können sich also fragen: Ist Ihre SharePoint-Struktur bereit für das Microsoft-Archiv? Sind Sie bereit, Ihre Daten neu zu strukturieren und zu organisieren, oder bevorzugen Sie eine Lösung, die Ihre bestehenden Strukturen flexibler berücksichtigt?
Generell gilt immer noch die Empfehlung, die Microsoft seit langem in seinen Dokumenten ausspricht: Unternehmen sollten für ihre Archivierungs- und Backup-Anforderungen auf Optionen von Drittanbietern zurückgreifen, um Compliance, kontinuierliche Produktivität, Sicherheit für kritische Daten und vieles mehr zu gewährleisten.
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