Die staatlichen Vorschriften über die Zukunft der Vorratsdatenspeicherung und -löschung, ein zentraler Aspekt der nationalen und internationalen Gesetzgebung, nehmen weiter zu. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an das Datenmanagement und die Automatisierung. In Anbetracht der Datenmengen, die Unternehmen sammeln, verarbeiten und speichern, sowie der Geschwindigkeit, mit der diese Daten verwaltet werden, dürfte das Problem in absehbarer Zukunft weiter wachsen – ein zentrales Anliegen der Unternehmen.
Was ist Vorratsdatenspeicherung, und warum ist sie wichtig?
Die Vorratsdatenspeicherung und -regulierung ist ein Thema, zu dem es immer mehr Beschränkungen und Gesetze gibt, die an Umfang und Sicherheit zunehmen. Dazu gehören verschiedene Vorschriften darüber, wie lange Daten aufbewahrt und gespeichert werden müssen – insbesondere im deutschsprachigen Raum – sowie Ermahnungen zum Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit personenbezogener Daten.
Um diesen verpflichtenden Aufbewahrungsrichtlinien gerecht zu werden sowie eDiscovery-Fälle und andere Anforderungen an den Umgang mit Daten zu erfüllen, haben sich Unternehmen weitgehend auf Archive und Datenverwaltungssoftware verlegt, die eine langfristige Speicherung und den Abruf von Daten ermöglicht.
Bestehende Rechtsvorschriften zur Vorratsdatenspeicherung
Die meisten Menschen sind inzwischen mit den wichtigsten internationalen oder nationalen Rechtsvorschriften vertraut – die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine der am häufigsten zitierten, aber auch auf EU-Ebene gibt es weitere Vorschriften und Regulierungsstellen.
Auch wenn der Einfluss der DSGVO inzwischen weitgehend bekannt ist, werden Unternehmen, die sich an die DSGVO halten, immer häufiger feststellen, dass ihre Datenverwaltungssoftware und ihre Richtlinien nicht in der Lage sind, mit weiteren, unterschiedlichen, darüber hinausgehenden Vorschriften zurechtzukommen; dies gilt insbesondere für Unternehmen, die eine internationale Präsenz anstreben.
Außerhalb der EU müssen sich Finanzunternehmen, die in den USA tätig werden wollen, möglicherweise auch mit den Anforderungen der Securities and Exchange Commission an die elektronische Datenaufbewahrung für Broker-Dealer und Wertpapier-Swap-Unternehmen sowie mit anderen Rechtsvorschriften auseinandersetzen.
Kommende Regelungen könnten das Spielfeld weiter verkomplizieren
Im Laufe des nächsten Jahrzehnts werden eine Reihe neuer Rechtsakte in Kraft treten – das EU-KI-Gesetz soll beispielsweise 2025 in Kraft treten, als Reaktion auf die Verbreitung von KI-Tools.
Das KI-Gesetz zielt in erster Linie auf KI-Tools, ihre Trainingsdaten und die von ihnen generierten Inhalte ab – ein Thema, das auf dem diesjährigen Datenschutztag angesprochen wurde. Zwar ist noch unklar, wie genau sich dies auf Unternehmen und Organisationen auswirken wird, doch ist es wahrscheinlich, dass die erklärte Notwendigkeit, von KI generierte Inhalte zu prüfen, eine weitere Anforderung an die Datenidentifizierung und -wiederherstellung stellen wird.
Ältere Datenkontrollsoftware wird schnell veraltet
Datenverwaltungs- und Kontrollsoftware ist im Allgemeinen in der Lage, die Belastung und die Vorschriften von Anfang an zu bewältigen. Wenn sie jedoch nicht regelmäßig aktualisiert wird, ist es unwahrscheinlich, dass sie neue Aufgaben, die durch neuere Vorschriften auferlegt werden, problemlos bewältigen kann.
Eine gängige Lösung, die von Unternehmen erforscht wird, ist die Verwendung mehrerer gleichzeitig laufender Datenverwaltungs- oder Speichersysteme, um verschiedene Aspekte zu erfüllen – von der Einhaltung der DSGVO- und eDiscovery-Vorschriften über die langfristige Aufbewahrung bis hin zu Datensicherungen für wichtige Informationen. Auf diese Weise wird zwar gewährleistet, dass alle Anforderungen Ihres Unternehmens abgedeckt werden, aber es wird auch sichergestellt, dass Sie weit mehr ausgeben, als wenn Sie ein einheitliches System verwenden würden, das alle gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsanforderungen gleichzeitig abdeckt.
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Ein ideales System in dieser sich schnell entwickelnden Welt der Archivierung ist eines, das mehrere Punkte und Rollen gleichzeitig abdeckt – Aspekte der Datensicherheit, automatische Aufbewahrungsrichtlinien, Such- und Löschoptionen und vieles mehr. Dadurch wird verhindert, dass Unternehmen mit mehreren konkurrierenden Softwarelösungen jonglieren müssen, um ihre Anforderungen vollständig zu erfüllen. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass das gewählte System modern und auf dem neuesten Stand ist und regelmäßig aktualisiert wird. Dies verhindert, dass Sie von neuen Anforderungen überrascht werden, die Ihre bestehenden Systeme nicht abdecken.
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