Eines der größten Probleme für Unternehmen in der heutigen Zeit ist das Anschwellen des Datenvolumens – ein Thema, über das wir bereits berichtet haben. Es ist besonders relevant für Unternehmen, die in die Cloud umgezogen sind, wo sie potenzielle Überlaufgebühren zahlen müssen, wenn das Datenvolumen eine akzeptable Grenze übersteigt. Stellen Sie sich nun vor, dass Ihre Microsoft Teams-Daten plötzlich gestiegen sind – was ist die Ursache für den Sprung, woran erkennen Sie das und was können Sie dagegen tun?
„Woher kommen all diese Daten?“
Nehmen wir als Beispiel ein ungenanntes Bauunternehmen. Das Unternehmen verwendet intern Microsoft Teams für seine Organisation und Kommunikation. Diese Kommunikation wurde schließlich in mehrere Teams aufgeteilt, wobei für neue Projekte oder Aufgaben ein neues Team gebildet wurde. Jedes Team gab intern eine Reihe von Dokumenten frei. Mit der Zeit wächst die Anzahl der Teams und der Dokumente fast unkontrolliert.
Wenn das Unternehmen merkt, dass es ein Problem hat, hat die Anzahl der Dokumente in SharePoint in der Regel ein kritisches Niveau erreicht. SharePoint erhebt standardmäßig 0,20 USD/GB an Überlaufgebühren, wenn das vorgegebene Datenkontingent ausgeschöpft ist. Diese Kosten können im Laufe der Zeit schnell ansteigen und die Unternehmen unter Druck setzen.
Aber was können Sie tun, um dieses Problem zu lösen? In dem oben genannten Fall sind die freigegebenen Dokumente für den Fortbestand des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Das betreffende Unternehmen kann die Dokumente und Teams nicht einfach dauerhaft löschen, auch nicht nach Abschluss des Projekts – die Aufzeichnungen über die abgeschlossenen Projekte müssen erhalten bleiben. Die Aufbewahrung der Informationen erweist sich jedoch als katastrophal teuer.
Erstens: Identifizieren Sie die Quelle Ihrer Datenflut
Der erste Schritt bei der Beseitigung von Datenflut und -überlauf besteht darin, die genaue Quelle Ihrer Daten zu ermitteln, die die Datenflut verursacht. Selbst wenn Sie wissen, dass die Daten Ihres Teams gestiegen sind, ist es nützlich zu wissen, ob dies auf Dokumente oder andere Dateitypen zurückzuführen ist, ob es ein bestimmtes Team gibt, das das Hauptproblem verursacht, ob es auf einen bestimmten Zeitraum zurückgeführt werden kann, oder andere Informationen.
Glücklicherweise lässt sich dies leicht feststellen. Mit dem Storage Optimizer von TECH-ARROW, einer kostenlosen Anwendung zur Speicheranalyse und -optimierung, können Sie Ihre Microsoft Teams scannen und erhalten ein genaues Bild davon, welcher Anteil Ihrer Datenlast aus welcher Quelle stammt.
Mit diesen Informationen können Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie das Problem in Zukunft am besten angehen können. Die offensichtliche Antwort ist, einfach einen Teil der überschüssigen Daten zu entfernen, aber wie wir bereits berichtet haben, ist dies nicht immer möglich. Kritische Kommunikation, die für die Kontinuität Ihres Unternehmens notwendig ist, Dokumente, die unter gesetzliche Aufbewahrungsrichtlinien oder behördliche Auflagen fallen – all das und mehr kann Sie daran hindern, die betreffenden Dateien einfach zu löschen.
Entladen Sie Ihre Daten mit contentACCESS
Es gibt eine einfache und effiziente Möglichkeit, diese Probleme zu lösen: Laden Sie Ihre Daten in contentACCESS Archive and Backup aus. Neben der sicheren Aufbewahrung Ihrer benötigten Kommunikation und Dateien sind archivierte Informationen effizienter zu speichern und bieten eine Reihe von vorteilhaften Funktionen zur weiteren Optimierung Ihrer Datenhaltung.
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