Seit seiner Einführung als Teil der Microsoft 365 Suite hat die Nutzung von SharePoint Online stark zugenommen. Heute umfasst die erweiterte Nutzung von SharePoint eine Plattform für Content Management und Content Services, ein Intranet-Portal für Unternehmensinformationen und -anwendungen, eine Groupware-Plattform, eine soziale Plattform und eine Plattform für die Entwicklung benutzerdefinierter Webanwendungen. Diese erweiterten Einsatzmöglichkeiten gehen einher mit einer stärkeren Nutzung und damit einem größeren Datenspeicher.
Für Unternehmen, die mit Microsofts Programmpaket arbeiten, können die daraus resultierenden SharePoint-Ausgaben schnell über ein vernünftiges Maß hinausgehen. Für SharePoint gibt es bestimmte Grenzen für die Datenspeicherung – Unternehmen, die diesen Speicherplatz überschreiten, müssen pro GB, das über diese Grenze hinausgeht, Überlaufkosten zahlen. Für größere Unternehmen, die große Datenmengen erzeugen, können diese zusätzlichen Kosten zu erheblichen Ausgaben führen.
TECH-ARROW kann Ihnen eine Lösung anbieten, um diese Kosten auf ein Minimum zu reduzieren – dank unserer contentACCESS-Archivierungsfamilie können Sie Ihr Live-System entlasten, indem Sie die Daten auf einen archivierten Speicher auslagern und so potenzielle Kosten, die durch Überlauf entstehen, vermeiden.
Als Fallstudie zur Veranschaulichung dieses Konzepts können wir einen Beispielkunden vorstellen. Die Geschäftseinheit mit 5.000 Mitarbeitern wollte ihre Ausgaben für SharePoint Online auf ein akzeptables Niveau reduzieren; im Rahmen ihres Microsoft-Abonnements haben sie Zugriff auf 1 TB plus 10 GB pro Lizenzkauf – insgesamt 51 TB Speicherplatz. Aufgrund der zunehmenden Menge an Geschäftsdaten, die im Zuge der Digitalisierung und des weiteren Wachstums des Unternehmens anfielen, stieg der Speicherplatz jedoch schnell auf 160 TB an. Microsoft berechnet dem Unternehmen standardmäßig 0,20 USD/GB an Überlaufgebühren, was sich auf über 20.000 USD/Monat beläuft. Aus diesem Grund benötigte der Kunde eine Lösung, um das Datenvolumen in M365 zu begrenzen und den finanziellen Overflow zu minimieren.
Kostensenkung durch Archivierung mit contentACCESS
Die Implementierung eines Archivs mit contentACCESS Cloud Archive and Backup von TECH-ARROW erfüllt in diesem Fall sofort die Anforderungen des Kunden. Bei den angegebenen Speichermengen und Mitarbeiterzahlen spart der Kunde durch den Einsatz und die Konfiguration von contentACCESS jährliche Kosten von über 200.000 USD. Die Kosten für den Aufbau einer Archivlösung und die Migration der Daten aus dem Live-System sind im Vergleich zu den Overflow-Kosten drastisch niedriger, insbesondere bei größeren Datenmengen.
Die Umstellung auf ein Archiv behindert in keiner Weise die weitere Arbeit mit den gespeicherten Informationen; durch die Erstellung von Verknüpfungen wird Ihre Datenstruktur deutlich übersichtlicher und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können weiterhin ohne Unterbrechung ihrer normalen Arbeitsabläufe auf die gespeicherten Dateien zugreifen und mit ihnen arbeiten. Die Optimierung Ihrer Datenstruktur durch ein Archiv ist daher sowohl aus wirtschaftlicher als auch aus betrieblicher Sicht sinnvoll.
Intelligenter archivieren mit contentACCESS
Wir bieten für contentACCESS sowohl in der Cloud als auch vor Ort eine optimale Archivierungslösung, die beide gängigen Anwendungsfälle abdeckt. Unsere Plattform speichert alle Ihre Dokumente sowie Kalendereinträge, Aufgaben, Listen, Kontakte, Bildbibliotheken und deren Anhänge – das entlastet das Live-System und reduziert die Speicherkosten, während Ihre gespeicherten Informationen über unsere Outlook-Integrationen, die Mobile App oder das Web-Zugangsportal leicht zugänglich bleiben.
Wenn Sie wissen möchten, wie contentACCESS Sie und Ihr Unternehmen unterstützen kann, kontaktieren Sie uns. Entdecken Sie mit uns die Vorteile der Archivierung, wie Sie Ihre Kosten minimieren und die Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten erhöhen können – und vieles mehr. Intelligenter archivieren mit contentACCESS.
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Microsoft 365 Archiv und Backup