Die Situation ist nicht ungewöhnlich. Weltweit werden eDiscovery-Standards als Gesetze verabschiedet. In den USA und der EU ist es üblich, dass Organisationen auf gerichtliche Aufforderung hin verpflichtet sind, alle für eine laufende Betreuung relevanten Akten vorzulegen. Das hört sich auf den ersten Blick einfach an, beinhaltet aber Feinheiten der Speicherung, Identifizierung und Abfrage, die dazu führen, dass sich viele Unternehmen jedes Jahr die Frage stellen müssen: „Wir sind Gegenstand eines eDiscovery-Falls – was nun?“
Was ist eDiscovery?
Wie in dem AIIM-Artikel zu diesem Thema sowie in unseren früheren Artikeln zu diesem Thema beschrieben, wird eDiscovery (kurz für Electronic Discovery) als der Prozess der Offenlegung (die Anfangsphase eines Rechtsstreits, in der die Parteien einander relevante Informationen zur Verfügung stellen müssen) definiert, der in elektronischen Formaten durchgeführt wird. Sie umfasst das, was am häufigsten als elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) bezeichnet wird.
Dies kann eine Vielzahl von Daten umfassen, je nach Fall und wie sie die Relevanz bestimmen. ESI können Instant Messaging Chats (einschließlich Teams, Slack und andere Coworking-Systeme), E-Mails, Dokumente, Buchhaltungsdatenbanken, CAD/CAM-Dateien, Websites oder andere Formen von Informationen sein.
Wenn diese ESI als relevant für ein Gerichtsverfahren identifiziert werden, obliegt es dem Eigentümer, sie rechtzeitig abzurufen, zu organisieren und zu präsentieren. Dies kann eine Herausforderung sein und viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, allein schon wegen der riesigen Mengen an Inhalten, um die es geht.
Wie können Sie sich diese Arbeit erleichtern?
Der einfachste und effizienteste Weg, die Kosten und Schwierigkeiten eines eDiscovery-Falles zu mindern, besteht darin, sich rechtzeitig darauf vorzubereiten, indem Sie ein Programm oder System implementieren, das die Verwaltung von Aufzeichnungen sowie eine kohärente Reihe von Aufbewahrungsrichtlinien und eine gut organisierte Speicherung ermöglicht.
In der Praxis bedeutet dies fast immer, dass Sie über ein Archiv verfügen, das die langfristige Speicherung von Informationen ermöglicht, die in der Zukunft relevant werden könnten, einschließlich der gesamten internen und externen Kommunikation, die Ihr Unternehmen betrieben hat.
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