In jüngster Zeit haben Unternehmen einen unbeabsichtigten Aspekt der OneDrive Richtlinie ausgenutzt, um Benutzerdaten von inaktiven Konten zu behalten. Jetzt schließt Microsoft diese OneDrive Lücke, wobei die Änderung in einer Woche in Kraft tritt.
Bis vor kurzem konnte ein Unternehmen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verließ, seine OneDrive Lizenz ohne negative Folgen kündigen. Ein nicht lizenziertes Konto auf OneDrive würde weiterhin vorhandene Daten behalten. Die Daten auf dem besagten OneDrive Konto würden eingefroren, blieben aber auch bei inaktivem Konto zugänglich. Dies ist aus Sicht von Microsoft natürlich Suboptimal. Abgesehen davon, dass dadurch eine potenzielle Einnahmequelle verloren geht, hat Microsoft auch entschieden, dass dies ein Sicherheits und Compliance Risiko darstellt.
Die neue Änderung der Microsoft-Richtlinie wird diese Lücke schließen und den Zugriff auf Daten inaktiven, nicht lizenzierten Konten einschränken. Daten von nicht lizenzierten Microsoft OneDrive Konten werden ab diesem Monat nach 93 Tagen archiviert. Nach weiteren 93 Tagen werden die Daten endgültig gelöscht.
Aufbewahrungsrichtlinien oder rechtliche Sperren von Daten aus nicht lizenzierten Konten führen dazu, dass die Daten archiviert und nicht endgültig gelöscht werden. Organisationen werden jedoch 0,60 USD/GB berechnet, um den Zugriff wiederherzustellen, und ab diesem Zeitpunkt eine monatliche Gebühr von 0,05 USD/GB, wodurch die Lizenz für das Konto effektiv neu gestartet wird.
Das Archivieren von Daten in einem Drittanbietersystem verhindert Probleme.
Wie in vielen früheren Fällen könnten die aktuellen Änderungen, die Microsoft vornimmt, abgemildert werden, wenn Unternehmen ihre Geschäftsdaten mit der erforderlichen Sorgfalt behandeln würden. Anstatt zu hoffen dass nicht lizenzierte Konten für eine unbestimmte Zeit zugänglich bleiben, ist es vorzuziehen, ein dediziertes Archivierungssystem mit speziell entwickelten Aufbewahrungsfunktionen zu verwenden.
Dies ist insbesondere bei komplexeren Anforderungen relevant, wie den oben erwähnten rechtlichen Sperren. Das Identifizieren relevanter Daten ist mit dafür entwickelten Archivierungssystemen erheblich einfacher ebenso wie das Festlegen relevanter Aufbewahrungsfristen.
Mit Inkrafttreten die neuen Richtlinien von Microsoft können wir mit einer verstärkten Verlagerung von Organisationen und Daten in langfristige Speicherlösungen rechnen, da die Organisationen sich darum bemühen, ihre Daten zunächst abzurufen und sie dann auf kostengünstigere Weise zu sichern.
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