Welche Emails sollte oder muss man aufbewahren? Wann gilt eine gesetzliche Archivierungspflicht? Die Vorschriften gelten kumulativ, nicht alternativ. Je nach Fall, können mehrere Vorschriften greifen. Was aber vor allem immer zu beachten ist, ist das deutsche Steuerrecht aber auch das Handelsgesetzbuch(HGB).
Die aktuellen Informationen zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen und Abgabenordnungen befinden sich z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de).
Es gibt aber jedenfalls einen Hinweis: Die Emails die keine steuerlich relevanten Inhalte beinhalten, brauchen sie nicht archivieren und auch nicht für den Datenzugriff vorhalten. Allerdings ist nicht ganz klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Im Zweifelsfalle gilt, besser mehr archivieren als zu wenig! Ein anderer Hinweis ist basierend auf HGB, dass Emails als digitale Daten oder auch in ausgedruckter Form archiviert werden müssen. Das Steuerrecht schreibt jedoch eine Archivierung auf digitalen Datenträgern vor, daher ist es empfehlenswert die Emails wenigstens in digitaler Form zu archivieren.
Neben gesetzlichen Gründen für die Email Archivierung gibt es noch andere, wie vertragliche Verpflichtung aber auch freiwillige Aufbewahrung.
Ein besonderes Problem bei der Archivierung ist der Schutz der Privatsphäre, welcher durch das Bundesdatenschutzgesetz und Telekommunikationsgesetz reguliert ist.
Bei der Email-Archivierung sollte man auch mobile Endgeräte nicht vergessen, sofern nicht alle Emails im Unternehmen serverseitig gespeichert werden müssen.
In diesem kurzen Überblick finden sie einige Hinweise auf die rechtliche Relevanz zur Archivierung von Emails in Deutschland.
