Das contentACCESS Portal von TECH-ARROW stellt unseren Kunden ein flexibles und agiles Tool zur Verfügung, mit dem sie ihr Archiv vorteilbringend nutzen können. Zusätzlich zu den Standardangeboten enthält das contentACCESS Portal eine Reihe von nicht standardmäßigen Funktionen, die über andere Archive hinausgehen. Diese Funktionen heben uns von anderen hervor und ermöglichen es unseren Benutzern, das volle Potenzial ihrer Archive auszuschöpfen.
Eine dieser Funktionen ist die Fähigkeit, E-Mails und Dateien entweder im .zip- oder im .PST-Format aus dem Archiv zu exportieren, während die Integrität und Sicherheit des Archivs gewährleistet bleibt. Dieser Prozess bietet unseren Kunden eine Reihe von Optionen, um mit ihren archivierten Informationen weiterzuarbeiten, sowie ein bedeutendes Benefiz, die angeforderte Dokumentation z.B. im Falle von eDiscovery-Anfragen bereitzustellen. Wenn Sie in solche Situation geraten, wo Sie angefragt werden relevante Dokumente, oder sogar digitale Beweise für ein Gerichtsverfahren bereitzustellen, müssen Sie damit rechnen, dass diese unter anderen auch die Daten aus E-Mail-Konten, sozialen Profilen, Datenbanken, internen Systemen und Anwendungen, digitalen Bildern, Website-Inhalten und alle anderen elektronischen Informationen umfassen.
Um dies für unsere Klienten zu vereinfachen, wollen wir Ihnen den Verlauf des Exports archivierter Dateien demonstrieren und zeigen wie er fließend mit den übrigen Funktionen und Features von contentACCESS interagiert. Der Prozess ist einfach und userfreundlich, ebenso wie die Benutzeroberfläche.
Exportieren von Dateien aus contentACCESS Archiv
Der erste Schritt beim Exportieren von Dateien ist die Navigation zum contentACCESS Portal-Suchsystem.
Die Suche ermöglicht es Ihnen, durch die Tags auf der rechten Seite, besser zu definieren, wonach Sie suchen. Bei einer eDiscovery-Anforderung kann es sich beispielsweise um den E-Mail-Faden eines bestimmten Absenders handeln. Unser Suchsystem ermöglicht es den Benutzern, die optimalen Filterkriterien schnell zu definieren, um sicherzustellen, dass sie die relevantesten Ergebnisse erhalten.
In beiden Fällen finden Sie nach Abschluss der Suche oben auf der Liste der übereinstimmenden Elemente, die im Archiv identifiziert wurden, drei Punkte. Hier können Sie von mehreren verfügbaren Optionen wählen – unter anderen auch „Ausgewählte Nachricht(en) als PST-Datei exportieren“ und „Ausgewählte Nachricht(en) als ZIP-Datei exportieren“. Beachten Sie, dass der Export in PST-Dateien (Dateien mit der Erweiterung .pst, die persönliche Outlook-Speicherdateien bezeichnen) nur für Listen möglich ist, die ausschließlich Elemente aus dem E-Mail-Archiv enthalten.
Wenn Sie eine der Optionen auswählen, werden die folgenden Dialogfenster geöffnet. Nachdem Sie Ihre Auswahl hinsichtlich des Namens der Datei getroffen haben, (d.h. welche Elemente in den Ergebnissen exportiert werden sollen und unter welchem Mandanten der Export registriert werden soll) wird durch die Bestätigung Ihrer Auswahl eine neue Exportaufgabe erstellt.
Die Exportaufgabe wird dann unter der Aufgabenliste angezeigt, auf die Sie über ein Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke zugreifen können. Von hier aus können Sie die Option zum Herunterladen der Datei auswählen. Im Falle einer ZIP-Datei enthält der Download nicht nur einen Ordner mit den heruntergeladenen Elementen, sondern auch eine automatisch generierte .xls-Manifestdatei, die eine Zusammenfassung der Elemente enthält.
Die Excel-Manifestdatei enthält auch Links (die sichtbar sind, wenn Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln), die den Benutzer schnell zur gewünschten Datei navigieren, vorausgesetzt, der ZIP-Ordner wurde vollständig in einziger zentraler Location entpackt. So können Sie sich ganz einfach auch bei mehreren Dateien schnell durch Ihren Export orientieren und die Liste bei Bedarf effizient nach Anhängen, Absender oder Empfänger filtern.
Archivsicherheit ohne Effizienzeinbußen mit contentACCESS
Gleichzeitig können Administratoren Rollen für Einzelpersonen oder Gruppen festlegen, die ihre Fähigkeit zum Exportieren von Dokumenten einschränken, und die Verstöße gegen interne Sicherheitsmaßnahmen vermeiden. Auf diese Weise können archivierte Dateien zur weiteren Verwendung aus dem Archiv gezogen werden, während die unternehmensweite Sicherheit und Kontrolle gewährleistet ist. Diese Einstellungen behandeln auch die zahlreichen Exportanforderungen und weitere Anfragen von Ihren Angestellten, die nicht mehr an ein zentralisiertes Systemadministratorteam gesendet werden. Und dies spart Kosten im Zusammenhang mit Ihren IT-Humanressourcen und optimalisiert interne Prozesse aus zeitlicher Hinsicht.
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