contentACCESS Version 3.4 – Details

Allgemeine Funktionen

✓ contentACCESS Mobil: Um die Mobilitaet der contentACCESS Platfform zu verbessern haben wir eine brandneue Version unserer mobilen Anwendung entwickelt. Die neue Version ermöglicht Benutern mit iOS und Android Geraeten Zugriff auf Daten innerhalb von contentACCESS, zu jeder Zeit, an jedem Ort. Die neue mobile Anwendung unterstuetzt das Verwalten von Daten. Dateien und E-Mails können lokal gespeichert werden und sind somit auch ohne Internetverbindung zugaenglich. Dateien und E-Mails können des Weiteren per Link mit anderen Benutzern geteilt werden. Benutzer können alle verfuegbaren Loginmethoden, wie z.B. Forms, Windows und Azure Authentifikation auf mobilen Geraeten verwenden.

✓ Hosting Lizenz Informationen: Im Falle einer Hosting Lizenz ist contentACCESS nun dazu in der Lage detaillierte Informationen bezueglich des Lizenzservers anzuzeigen. Diese Funktion ermöglicht Hosting Unternehmen das Erstellen und Ueberwachen von Lizenzstatistiken und Wiederverkaeufern eine in Rechnungsstellung von verwendeten Lizenzen.

✓ Cluster-Node Gruppierung: Die neue Cluster-Gruppen Funktion ermöglicht Administratoren eine Gruppierung von Cluster-Nodes. Die Cluster Gruppe können anschliessend Tenants zugewiesen werden. Jobs der jeweiligen Tenants werden anschliessend auf der Cluster Gruppe des Tenants ausgefuehrt. Diese Funktion ist bei Hosting Solutions nützlich in denen sich contentACCESS Nodes in mehreren Datenzentren befinden. In diesen Faellen werden die Daten von Tenants von Nodes bearbeitet die sich in der Naehe der Ressourcen des Tenants befinden.

✓ Disk Store Single Instancing: Die Single Instancing Funktion kann nun im Disk Store aktiviert und deaktiviert werden. Diese Funktion ist hilfreich für Unternehmen die NAS oder SAN Produkte ohne eingebaute Single Instancing Funktionalitaet verwenden. Die Funktion kann deaktiviert werden sollte das Storage System eine eingebaute Single Instancing Funktion bieten. Single Instancing ermöglicht das Speichern einer Datei nur einmal, auch wenn diese mehrmals archiviert wird. Die Funktion reduziert Speicherkosten für Unternehmen.

✓ Benutzer Profil: Die neue Benutzer Profil Seite ermöglicht es einem aktuell angemeldeten Benutzer Informationen, Login Arten und aktive Login Sessions zu sehen. Der Benutzer kann das contentACCESS Passwort oder den Anzeigenamen innerhalb von contentACCESS aendern. Die Profil Seite ist für Benutzer direkt in contentWEB zugaenglich.

✓ Ueberwachung Benutzer IP: Diese Funktion wurde mit der IP Adresse von Benutzern, für Verbindungen mit dem System, erweitert. Die IP Adressen des Benutzers werden dynamisch in contentACCESS aktualisiert.

Zentrale Administration

✓ Rollen Klonen: Nun ist es einfach als jemals zuvor eine neue Rolle in contentACCESS zu erstellen. Die neue Rollen Klonen Funktion ermöglicht das Erstellen von neuen Rollen basierend auf bereits existierende Rollen. Mit Hilfe der Klonen Funktion können Administratoren eine aehnliche Rolle Klonen und sich anschliessend auf erforderte Berechtigungen konzentrieren.

✓ Rollen auf Benuter Details: Die Benutzer Details Seite wurde verbessert um die Rollenzuweisung direkt auf der Seite zu ermoeglichen. Die Rollen Beschreibung wurde erweitern und enthaelt nun den Anzeigenamen eines Objekts (E-Mail Adresse, Datei Archiv Root, …) dem eine Rolle zugewiesen wurde.

contentWEB

✓ Sortieren von Suchergebnissen: Die verbesserte Suche Seite in contentWEB ermöglicht das Sortieren aller Ergebnisse in sichtbaren Spalten. Die Standartmethode der Sortierung ist der Rang, der von der Suchmaschine berechnet wurde. Durch einen Klick auf die Spalte kann dies jedoch vom Benutzer geändert werden. Dies Hilft Endbenutzern beim Suchen nach Informationen innerhalb von contentWEB.

✓ Anzeige des Aufbewahrungsablaufs in contentWEB: In dieser neuen Version zeigt contentWEB den Ablauf des Dokuments basierend auf den zugehörigen Aufbewahrungseinstellungen an. Die Aufbewahrung ist in allen Modulen sichtbar, die die Aufbewahrung unterstützen, einschließlich Datei-, E-Mail- und SharePoint-Archiven.

E-Mail Archiv

✓ SMTP Server Konfiguration intergeriert in Zentrale Administration: Die neue Version enthält eine integrierte Verwaltung der SMPT-Server-Komponente mit der der Systemadministrator mehrere SMTP-Server verwalten kann die direkt von der Zentraladministration aus mit contentACCESS verbunden sind. Die Tenant-Administratoren können virtuellen Postfachzuordnungen auch von der Zentraladministration aus konfigurieren, ohne dass eine Systemadministratorinteraktion erforderlich ist. Auf diese Weise können Sie einfach eine virtuelle E-Mail-Adresse und ein Postfach definieren, und eingehende E-Mails direkt in contentACCESS archivieren.

✓ SMTP-Server im Installationspaket integriert: Die Installation und Konfiguration des contentACCESS SMTP-Servers war noch nie so einfach. Jetzt ist es ein Teil der Standardkomponentenliste im Installationspaket, die vollständige Konfigurationsmöglichkeiten wie die Zertifizierung, den Datenpfad und den Domainnamen mit einem Klick ermöglicht.

✓ Shortcutting von Nicht-E-Mails: In vorherigen Versionen von contentACCESS konnten nur E-Mails aus den Exchange-Postfachdatenbanken ausgelagert (shortcutted) und Speicherplatz freigestellt werden. In dieser neuen Version kann contentACCESS Nicht-E-Mail-Elemente, wie Kalenderelemente und Kontakte, auslagern. Diese Elemente werden auf eine spezielle Art und Weise geshortcutted ohne die Nachrichtenklasse dieser Elemente zu ändern, Anhänge zu entfernen und Anhangslinks in den Hauptteil des Elements einzufügen. Mit diesem Ansatz kann der Administrator die Auslagerung unabhängig vom Typ der Elemente vollständig ausnutzen.

✓ Tabbed-Ansicht im Adressbuch: Die Adressbuchansicht in der E-Mail-Archivkonfiguration wurde benutzerfreundlicher gestaltet und ermöglicht einen besseren Überblick und bessere Navigation. Aus diesem Grund haben wir die gesamte Seite mit Server-, Gruppen-, Benutzer- und Öffentlichen Ordner-Listen in Registerkarten aufgeteilt, sodass sich der Administrator auf die Objekte konzentrieren kann.

✓ Automatische Mailboxaktivierung bei manueller Archivierung: In vorherigen Versionen von contentACCESS war die manuelle Archivierung von MailApp und officeGATE nur für das Postfach möglich, für das bereits Elemente von den contentACCESS-Archivierungsaufträgen archiviert wurden. Dieses Verhalten wurde nun geändert um eine manuelle Archivierung von Postfächern, bei denen zuvor keine E-Mails archiviert wurden, zu ermöglichen. Der manuelle Archivierungsprozess aktiviert automatisch eine Mailbox im Hintergrund.

✓ Manuelle Erstellung von Servern, Gruppen und Postfächern im Adressbuch: Das Adressbuch ermöglicht jetzt die manuelle Erstellung von Servern, Gruppen und Postfächern direkt aus dem Adressbuch. Diese Funktion ist für Anwendungsfälle bei der Migration und SMTP-Archivierung, bei denen das Zielpostfach nicht auf dem Exchange-Server vorhanden ist oder nicht durch den automatisierten Bereitstellungsprozess importiert werden konnte, nützlich.

Dateiarchiv

✓ Verknüpfungssynchronisierungsjob: Das Dateiarchivierungsmodul wurde mit einem neuen Verknüpfungssynchronisierungsjob erweitert, der Berechtigungsänderungen und Änderungen von Verknüpfungsorten synchronisieren kann. Es ist dazu in der Lage Verknüpfungen zu löschen, für die die Daten bereits beim Löschen aus dem Archivjob gelöscht wurden. Dies hilft Benutzern Dateifreigabearchive zu bereinigen und nur Verknüpfungen auf Dateifreigaben zu verwenden.

✓ Root-Ordner Informationen: Die Root-Ordner Informationen des Dateiarchivs sind jetzt für jeden Root-Ordner verfügbar. Der Informationsdialog enthält grundlegende Statistiken über das Archiv, einschließlich der Anzahl der Ordner und Dateien im angegebenen Root-Ordner.

SharePoint-Archiv

✓ Root site information dialog: SharePoint archive root site information is now accessible for each root connection. The information dialog contains also basic statistics about the archive, including the number of folders and files in the given root connection.

Update von älteren Versionen

✓ Update-Pfad – Updates werden unterstützt von contentACCESS 3.1 oder neuer. Ältere Versionen müssen zuerst auf contentACCESS 3.1 und anschließend von Version 3.1 auf Version 3.4 aktualisiert werden.

Sollte das Update von einer älteren Version als Version 3.3 durchgeführt werden, dann müssen einige Funktionen nach dem Update manuell konfiguriert werden.

Eine dieser Funktionen ist der Task Runner der für den Export von Dateien einen Ressourcenspeicher erfordert. Dieser Speicher muss in System -> System -> Ressourcenspeicher Einstellungen konfiguriert werden. Dieser Speicherplatz muss von allen contentACCESS Nodes eines Clusters zugänglich sein. Die Verwendung einer Netzwerkfreigabe ist aus diesem Grund empfohlen.

✓ Wichtige Hinweise – Als Resultat einiger interner Änderungen des E-Mail Archiv Verknüpfung Formates müssen Outlook Forms auf die neueste Version aktualisiert werden um die Funktionalität zu gewährleisten.

Documentation

✓ Dokumentation – Bitte beachten Sie die aktualisierte Dokumentation und die aktualisierten Handbücher.

contentACCESS Manual

contentWEB Manual

officeGATE manual

TECH-ARROW’s WinShortcutter user manual