Eine Liste aller Versionshinweise können Sie hier finden.
Die folgende Liste bietet Ihnen eine Übersicht über die neuesten Verbesserungen die Ihnen von contentACCESS 3.3 geboten werden:
Funktionen
✓ Neue Volltext Suchmaschine: Die neue Version bietet eine neue und vollständig skalierbare Volltextsuchmaschine. Dies bedeutet, dass alle Anforderungen des Kunden bezüglich Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit erfüllt werden. Um die Vorteile der neuen Suchmaschine nutzbar zu machen wurde die Benutzeroberfläche in contentWEB erweitern. Ein neues kontextsensitives einfaches Textfeld für die Suche ist nun stets in der UI verfügbar und erlaubt es dem Benutzer Suchen in der ausgewählten Entität oder in allen verfügbaren Entitäten durchzuführen.
Um die Suche zu verschnellern haben wir eine neue Abfragesprache eingeführt. Benutzer können diese sehr einfach erlernen und verwenden. Diese Abfragesprache bietet Hilfe beim Lernen und Schreiben von Abfragen in der neuen Abfragesprache. Für einfache Benutzer gibt es eine neu entworfene Erweiterte Suche-Seite in der Suchabfragen mit besonderen Steuerungen erstellt werden können.
Der Look der neuen Suche ist vollständig vom System Administrator anpassbar und hierbei können Felder für die Suche und/oder Erweiterte Suche gewählt und definiert werden.
Das Suchsystem speichert vergangene Suchanfragen, sodass Benutzer vergangene Suchanfragen mit Leichtigkeit erneut ausführen können.
✓ Rechtliche Aufbewahrung: contentACCESS bietet eine leistungsfähige Methode für rechtliche Aufbewahrungsprozesse innerhalb des Unternehmens. Die Rechtliche Aufbewahrung Funktion erlaubt die Erstellung mehrerer Gruppen und Zuweisung archivierter E-Mails, Dateien und SharePoint Dokumenten in diese Gruppen. Jede Gruppe hat ein eigenes Ablaufdatum und verhindert die Löschung von Dokumenten solange die Rechtliche Aufbewahrung aktiv ist. Dokumente in diesen Grippen werden in der Dateiliste, Suchergebnissen und Detail Seiten angezeigt, sollte der Benutzer die erforderten Berechtigungen besitzen.
Gruppen der Rechtlichen Aufbewahrung können per Auswahl mehrerer Dokumente in der Dateiliste, die Wahl von Ordner(n) oder in den Suchergebnissen erstellt werden.
Existierende Gruppen können durch Hinzufügen oder Entfernen von Dokumenten in existierenden Gruppen überprüft und erweitert werden. Jede Gruppe hat ein eigenes Ablaufdatum. Nach Ablauf werden die Flags von Dokumenten entfern. Existierende Rechtliche Aufbewahrungen können jedoch auch vor Ablauf gelöscht werden.
Dokumente einer Gruppe können in eine ZIP-Datei, mit Excel Manifest Datei, exportiert werden. Diese Manifest Datei enthält direkte Links zu exportierten Dokumenten.
Diese Funktion kann auf Benutzerbasis aktiviert werden.
✓ Auditing: Die Auditing Funktion erlaubt die Protokollierung von Dateizugriff und Suchabfragen von Benutzern. Der Administrator kann diese Auditing-Logs anschließend mit Hilfe zahlreicher Kriterien einsehen und sortieren. Die Audit-Einträge können in zahlreiche Formate (CSV, XML, HTML, …) aus der Zentralen Administration exportiert werden.
Diese Funktion kann auf Benutzerbasis aktiviert werden.
✓ Erweiterte Aufbewahrungsgruppen: In Vorgängerversionen konnte der Administrator ausschließlich die Schutzzeit einstellen. Die neuen Aufbewahrungsgruppen wurden mit einer Option erweitert die die maximale Aufbewahrungszeit, die sogenannte ungeschützte Zeit, ermöglicht. In dieser Zeit werden Dokumente nicht automatisch gelöscht, können jedoch manuell gelöscht werden. Nach der ungeschützten Zeit werden die Posten gelöscht.
Die neuen Aufbewahrungsgruppe ermöglicht die Eingabe eines Zeitpunktes für die Berechnung der Aufbewahrungszeit. Die Optionen für den Startpunkt hängen vom Archiv ab – Datei, E-Mail und SharePoint Archive bieten verschiedene Optionen für den Startpunkt.
✓ Löschung aus Archiv: Die neuen Aus Archiv Löschen Jobs ermöglichen die Bereinigung von Archiven von ungewollten/abgelaufenen Dateien. Die Lösch-Jobs können in drei Modi ausgeführt werden: Berichterstellung, Löschung basierend auf Bericht, Sofortige Löschung. Im Berichtmodus hat der Administrator die volle Kontrolle über gelöschte Dateien. Die Löschung unterstützt E-Mail, Datei und SharePoint Archive.
Eine weitere Möglichkeit für die Löschung von Posten aus Archiven ist die Auswahl für die Löschung in contentWEB. Diese Funktion erlaubt es dem Benutzer, mit erforderten Berechtigungen, Dateien für Löschung auszuwählen. Der Job löscht diese Dateien auch wenn sich diese in der ungeschützten Aufbewahrungszeit befinden. Benutzer können einzelne Posten, einzelne Ordner oder gesamte Suchergebnisse löschen.
Die Löschung hängt auch vom Aufbewahrungsort ab. Die folgenden Aufbewahrungsorte unterstützen eine Löschung: Festplatte, Azure, HybridStore, Google, AmazonS3 (und kompatibel). Der Lösch-Job hat keine Auswirkungen auf Aufbewahrungsorte die Datei-Löschung nicht unterstützen.
✓ Multi-tab support in contentWEB: contentWEB unterstützt nun das Öffnen der selben Anwendung in mehreren Browser Tabs oder Fenstern. Dies hilft dem Benutzer bei der Parallelisierung der Arbeit.
✓ Neue Speicherplatz-Unterstützung: Die neue Version kommt mit einigen neuen Speicherplätzen. Benutzer haben nun die Möglichkeit Google Storage und AmazonS3 (und kompatibel) Cloud Storages zum Speichern von Informationen mit contentACCESS zu verwenden.
✓ Einzelinstanzierung für Speicherplätze: Einzelinstanzierung Support für Azure und AmazonS3 (und kompatible) Speicherplätze. Der neue Einzelinstanzierung Support ermöglicht das Speichern einer Datei nur einmal auch wenn diese bereits mehrfach archiviert wurde. Diese Funktion hilft bei der Reduktion von Speicherkosten für das Unternehmen.
✓ Support für Azure Login durch alte API: Der Azure Login Anbieter unterstützt nun den Login von Azure Konten mit Verwendung der alten API Version (1.0). Die alte API ist von der Deutschen Azure Cloud unterstützt und deutsche Cloud Benutzer können sich nun mit deren Azure Konten anmelden. Die API 1.0 erfordert eine App Registrierung in Microsoft Azure, das Unternehmen erfordert aus diesem Grund ein gültiges Microsoft Azure Abonnement.
✓ Percetive Login-Unterstützung: Die Login-Seite erlaubt Percetive Benutzern nun die Anmeldung bei contentACCESS mit deren Percetive Anmeldeinformationen. Die Anmeldeinformationen des Benutzers werden von Perceptive verifiziert und die über Percetive DMS ausgeführten Operationen sicher durch die Percetive-Berechtigungen des Benutzers kontrolliert.
✓ Verbesserte Fehler-Seite bei Download: Sollte ein Fehler beim Download von Dateien aus contentACCESS auftreten wird dem Benutzer eine kundenspezifische Fehler-Seite mit Angabe des Fehlers und Ursache angezeigt.
✓ Stateless login: Der Zentrale Login Komponente von contentACCESS wurde stateless gemacht um Load-Balance Umgebungen zu unterstützen. Hierbei werden mehrere Login-Komponente hinter einem Load-Balancer installiert. Nun können Anmeldeanfragen zwischen den einzeln installierten Komponenten aufgeteilt werden.
✓ Benutzerdatenbank: Die neue contentACCESS Version bietet eine sogenannte Benutzerdatenbank. Diese Datenbank wird von den Benutzerspezifischen Komponenten als Task Runner Job oder volle Text-Engine verwendet, kann jedoch auch für die E-Mail oder Datei-Archivierung verwendet werden. Der Benutzererstellung Dialog wurde neu entworfen und kann Datenbanken nun direkt erzeugen. Dies erfordert 1 Schritt weniger in der Erstellung von Benutzern.
✓ Task runner job: Eine neue Job-Art wurde in contentACCESS eingeführt. Dieser Job führt den Export, das Auditing und Rechtliche Aufbewahrung von contentWEB aus. Der Task Runner Job wird automatisch bei Erstellung eines neuen Benutzers bereitgestellt, der Benutzer Administrator hat jedoch die Rechte für die Modifikation der Einstellungen dieses Jobs. Der neue Task Runner Job höhere Skalierbarkeit, Stabilität, Lastverteilung und Sicherheit, da jeder Job als isolierter Job ausgeführt wird. Die Jobs können verteilt werden um auf jeder contentACCESS Node ausgeführt zu werden.
✓ Benutzerzuweisungen: In der neuen Version von contentACCESS wurde die Philosophie der Benutzerverwaltung geändert. In Vorgängerversionen waren Benutzer global im System vorhanden und keinem bestimmten Konto zugewiesen. In der neuen Version wurde dies geändert. Nun gehört jeder Benutzer zu einem Standard-Konto, dies kann später jedoch vom System- oder Kontoadministrator geändert werden. Diese neue Philosophie macht die Benutzerverwaltung noch klarer.
✓ Neue Benutzer Seite: Die Benutzerseite wurde neu entworfen um den System- oder Kontoadministrator Benutzer (zum aktuellen Konto zugewiesen) anzuzeigen und den Benutzern, mit Berechtigungen, Zugriff auf Objekte im aktuell gewählten Konto. Der System Administrator hat hier mehr Optionen – er ist dazu in der Lage System Administratoren und nicht zugewiesene Benutzer anzuzeigen.
✓ Rote Kopfleiste bei Auswahl eines Systemkontos: In Central Administrator erfordern einige Funktionen den Wechsel des aktuellen Kontos zum Systemkonto. Dies ist automatisch im Hintergrund geschehen, einige Benutzer haben dies jedoch nicht realisiert und wurden durch die verschiedenen Ribbon Menü Optionen verwirrt. Von nun an, wenn das Systemkonto gewählt wird ändert sich die Farbe der Kopfleiste in Central Administrator zu Rot, dies macht die Auswahl des Systemkontos sichtbar.
✓ E-Mail-Benachrichtigung Erweiterung: Die E-Mail-Benachrichtigung wurde mit dem Erstellungsdatum und einem Link zu Central Administrator erweitert.
Client Anwendungen:
contentWEB:
✓ Verbesserte Verbindungswahl – Die neue contentWEB Version kommt mit vielen Verbesserungen die dem Benutzer die Arbeit mit dem Programm erleichtern. Eine der Verbesserungen ist die Auswahloption im Verbinden Mit Menü. Dies erlaubt das Sortieren nach Konto, Art und Entität Name.
✓ Aktivieren/Deaktivieren Order Auswahl – Die Order Auswahl kann nun im Ordner Feld ein- und ausgeschaltet werden. Dies hilft beim Vermeiden von Frustration auf der Seite des Benutzers sollte ausversehen auf das Ordner Auswahl Kontrollkästchen geklickt werden. Sollte der Benutzer nun nicht mehrere Ordner auswählen wollen, dann werden die Kontrollkästchen nicht angezeigt.
✓ Zusammengeführte Aktionsknöpfe – Die neue Version hat nur einen Aktionsknopf für jede Aktion und der Benutzer kann die gewählte Methode im Folgenden Pop-Up Dialog wählen. Dies macht die UI transparenter und minimiert die Anzahl an Schaltflächen.
✓ Speicher-Knopf auf der Einstellungen Seite – In der contentWEB Einstellungen Seite gibt es nun einen Speichern Knopf, dieser erlaubt es dem Administrator Änderungen zu speichern oder zu verwerfen. Die Einstellungen werden nun auf dem contentACCESS Server (Systemdatenbank) gespeichert und an alle contentWEB Instanzen innerhalb des contentACCESS Clusters übertragen.
✓ Standardsprache und Aktive Inaktive Filter – In der neuen Version von contentWEB kann der Administrator die Standardsprache für Benutzer wählen. Es gibt des Weiteren die Möglichkeit die Standardsprache des Browsers des Benutzers zu wählen. In diesem Fall basiert die Standardsprache auf die Sprache definiert in den Browser Einstellungen des Benutzers.
Eine weitere Standardoption ist die Wahl ob ein Benutzer inaktive Posten in Datei- und E-Mail-Archiven sieht, oder nicht.
All diese Einstellungen können von den Benutzern überschrieben werden, diese Einstellungen werden anschließend für den jeweiligen Benutzer von contentWEB gespeichert.
✓ Öffnen von Central Administration von contentWEB – Es gibt nun eine Menüoption in den contentWEB Einstellungen die das Öffnen von Central Administrator direkt in contentWEB ermöglicht. Diese Option ist nur verfügbar wenn der Benutzer die Berechtigungen für Central Administrator hat.
✓ Entität Name und Symbol in Suchergebnissen – contentWEB zeigt den Namen der Entität (Mailbox, Root Ordner, …) die das aktuelle Suchergebnis beinhaltet an. Des Weiteren hilft ein kleines Symbol bei der Identifikation der Quelle in der das Suchergebnis gefunden wurde.
officeGATE:
✓ Central Login Integration – officeGATE verwendet nun den neuen Central Login Komponente für die Authentifizierung mit contentACCESS. Dies erlaubt es dem officeGATE Benutzer alle von contentACCESS zu Verfügung gestellten Authentifikationsarten zu verwenden.
E-Mail Archiv
✓ Änderungen von Postfächern: E-Mail Archiv ist nun dazu in der Lage Situationen, in denen der Besitzer eines Postfaches geändert wird, oder das Postfach wiederhergestellt wird, auf dem Exchange Server eine neue Postfach Identifikation (GUID) erhält, zu verarbeiten. Die neue Version unterstützt auch die Änderung der SMPT Adresse eines Benutzers sollte diese innerhalb der Organisation wiederverwendet werden. In diesem Fall ist contentACCESS dazu in der Lage dies als neues Postfach zu betrachten und als separate Distanz zu archivieren.
✓ E-Mail Eigenschaften Update: Die E-Mail Archiv Datenbank wurde erweitert um die Nachrichten-Flags und Kategorien zu speichern. Diese Informationen in Verbindung mit den Gelesen/Ungelesen/Weitergeleitet/Beantwortet Flags wird durch die Verknüpfungssynchronisation aktualisiert und ist durchsuchbar. Die Benutzer können E-Mails nun mit Hilfe der aktualisierten Eigenschaften finden.
✓ Deutsche Cloud Unterstützung: Die E-Mail Archiv Verbindungseinstellungen wurden erweitern um die Verbindung mit der deutschen Azure Cloud zu ermöglichen.
✓ SMTP server: Die neue contentACCESS Version kommt mit einem SMTP Server Komponenten. Diese Komponenten sind separate Anwendungen die Standard SMTP Protokolle über Standard Port 24 und gesicherten SSL/TLS Port implementieren. Der SMTP Server erlaubt die Erstellung virtueller Postfächer die anschließend im contentACCESS E-Mail Archiv archiviert werden. Die virtuellen Postfächer können anschließend in existierenden Postfach-Archiven innerhalb eines contentACCESS E-Mail Archivs verbunden werden.
Die neuen SMTP Komponenten erlauben die Archivierung eines beliebigen E-Mail Systems das E-Mails wie zum Beispiel Gmail weiterleiten kann.
✓ Postfach Informationen: Der neue Postfach Informationen Dialog zeigt dem Benutzer erweiterte Postfachinformationen einschließlich der Größe des Postfaches im Archiv, Objekt und Ordner Anzahl im Archiv und Gruppen, denen der Benutzer angehört, an.
✓ Verbesserte Exchange Verbindungstests: Die Exchange Server Verbindungstests wurden durch die Überprüfung auf erforderte Admin-Berechtigungen für die Verbindung erweitert und um Probleme bei der Archivierung zu vermeiden.
✓ Central Login Integration in MailApp: Die Mail App unterstützt nun die Anmeldung durch den contentACCESS Central Login Komponenten. Dies erlaubt Mail App Benutzern eine Verwendung unterstützter Authentifikationsarten die von contentACCESS zu Verfügung gestellt werden. Eine Anmeldung in Mail App ist erfordert sollte die Link Sicherheitsfunktion in contentACCESS aktiviert sein.
✓ VSTO Add-In mehrere Postfach Support: Das native Outlook Add-In unterstützt nun einen Fall in dem ein neues Postfach in Outlook hinzugefügt wird. In vorherigen Versionen waren nur bereits konfigurierte Postfächer unterstützt.
Datei Archiv
✓ Verknüpfung Fehler Bericht: Die Datei-Archivierung berichtet nun über Verknüpfung Erstellung Programme als Warnung und gibt die Ursachen des Problems an.
SharePoint
✓ Benutzerbereitstellung: Die SharePoint Archivintegration wurde mit der Benutzerbereitstellung von SharePoint (Sites) in contentACCESS nun noch leistungsstärker gemacht. Die Benutzerbereitstellung ermöglicht SharePoint Benutzern die Anmeldung in contentACCESS und Einsicht auf archivierte Daten von SharePoint mit Hilfe von sicher angepassten Resultaten. Als Resultat sehen Benutzer die gleichen Daten in contentWEB, officeGATE und SharePoint.
Update von älteren Versionen
✓ Update Pfad – Update wird nun von contentACCESS Version 2.7 oder neuer unterstützt. Ältere Versionen müssen auf contentACCESS 2.7 und anschließend von Version 2.7 auf Version 3.3 aktualisiert werden.
✓ Wichtige Hinweise – Die neue Version bietet einige neue Funktionen die manuell nach dem Update konfiguriert werden müssen.
Eine dieser Funktionen ist der Task Runner, der einen Ressourcenspeicher, in dem exportierte Dateien gespeichert werden, erfordert. Diese Speicher musst in System -> System -> Ressourcenspeicher Einstellungen konfiguriert werden. Dieser Speicher muss von allen contentACCESS Nodes in einem Cluster zugänglich sein. Die Verwendung einer Netzwerkfreigabe ist empfohlen.
Aufgrund der neuen Volltext Suchmaschine muss ein Such-Server installiert, ein Indexierung Job erstellt und alle Daten indexiert werden um die Suche im Archiv zu ermöglichen.
Documentation
✓ Dokumentation – Bitte beachten Sie die aktualisierte Dokumentation und die aktualisierten Handbücher.
