Eine Liste aller Versionshinweise können Sie hier finden.
Die folgende Liste bietet Ihnen eine Übersicht über die neuesten Verbesserungen die Ihnen von contentACCESS 6.2 geboten werden:
SharePoint-Archiv
✓ Verknüpfungen
SharePoint hat sich in den letzten Jahren durch zahlreiche Funktionserweiterungen zu einem hervorragenden DMS- und CMS-System entwickelt. Die Benutzer haben SharePoint weitgehend als Plattform für die Dokumentenspeicherung angenommen, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Es ist wichtig zu wissen, dass SharePoint Online für zusätzlichen Speicherplatz Gebühren erhebt und dass große SharePoint-Umgebungen einen erheblichen Einfluss auf die Kosten haben können. Die Optimierung der Speichernutzung ist daher entscheidend, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Um Speicherplatz auf SharePoint zu sparen, bietet contentACCESS nun zwei Methoden an: Ersetzen von Dateien durch kleine 1-5kB Verknüpfungen oder Entfernen alter Dateiversionen. Beide Methoden werden durch vom Administrator definierte Regeln gesteuert.
Bei der ersten Methode werden Dateien und Versionen durch kleine, hochgradig anpassbare Verknüpfungen ersetzt, die als Platzhalter dienen. Wenn der Benutzer einen Link öffnet, hat er direkten Zugriff auf verschiedene Optionen, wie z.B. die Vorschau der Datei in der contentACCESS-Vorschau, das Herunterladen der Originaldatei aus dem contentACCESS-Archiv oder das Wiederherstellen der Datei. Diese Optionen können vom Administrator angepasst werden.
Die zweite Methode konzentriert sich darauf, nur veraltete Dateiversionen zu entfernen. SharePoint erlaubt die Versionierung von Dateien, aber mehrere Versionen können viel Speicherplatz belegen. Durch selektives Entfernen älterer, nicht mehr benötigter Versionen kann die Speicherkapazität optimiert werden, während die Datei weiterhin direkt von SharePoint aus zugänglich ist. Über contentACCESS Client-Anwendungen kann auf die alte Version zugegriffen werden.
Die Umsetzung dieser Strategien kann dazu beitragen, den Speicherplatz in SharePoint effizient zu verwalten und so die Speicherkosten um bis zu 60% zu senken.
✓ Automatisierte Standortbereitstellung
Die automatisierte Bereitstellung von SharePoint-Sitesammlungen ist eine regelbasierte Engine, die die Verwaltung von Websitesammlungen in contentACCESS verbessert. Sie identifiziert Websitesammlungen in SharePoint anhand bestimmter Regeln und ordnet sie anschließend virtuellen Gruppen in contentACCESS zu. Diese virtuellen Gruppen spielen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung von Archivierungsprozessen.
Die regelbasierte Engine wertet vordefinierte Kriterien oder Bedingungen aus, z.B. Metadaten, Benennungskonventionen, Größe oder andere spezifische Attribute von Websitesammlungen. Sobald eine Übereinstimmung gefunden wird, ordnet die Engine die entsprechende Websitesammlung automatisch einer virtuellen Gruppe innerhalb von contentACCESS zu. Diese Gruppierung erleichtert die Verwaltung und ermöglicht es Administratoren, Websitesammlungen auf der Grundlage ihrer spezifischen Anforderungen oder Richtlinien effizient zu organisieren und zu kategorisieren.
Durch die Verwendung virtueller Gruppen erhalten Administratoren eine detaillierte Kontrolle über die Archivierungsprozesse. Sie können Archivierungseinstellungen, Aufbewahrungsrichtlinien, Zugriffsrechte und andere relevante Konfigurationen auf Gruppenebene definieren. Dieser Ansatz vereinfacht die Verwaltung von Archivierungsaufgaben für Websitesammlungen innerhalb von contentACCESS und gewährleistet eine konsistente und zentrale Kontrolle über den Archivierungsprozess.
Insgesamt ermöglicht die automatisierte Bereitstellung von SharePoint-Sitesammlungen auf Basis regelbasierter Kriterien und virtueller Gruppen in contentACCESS Administratoren eine effiziente Verwaltung und Organisation der Archivierung von Websitesammlungen. Dieser automatisierte Ansatz reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Konsistenz und erhöht die Gesamtleistung und Kontrolle der Archivierung.
✓ Adressbuch
Wir implementieren ein Adressbuch für das SharePoint-Archiv. Das Adressbuch im contentACCESS SharePoint-Archiv dient als zentrales Repository für bereitgestellte SharePoint-Websitesammlungen, virtuelle Gruppen, die mit Websitesammlungen verknüpft sind, OneDrives und OneDrive-Gruppen.
Durch die Verwendung des SharePoint-Archive-Adressbuchs erhalten Administratoren eine einheitliche Sicht auf die bereitgestellten Daten und können verschiedene Einstellungen verwalten oder verschiedene Aktionen auslösen. Dies ermöglicht eine vereinfachte Administration und einen besseren Einblick in die SharePoint Ressourcen innerhalb der contentACCESS Umgebung.
Teamarchiv
✓ Verknüpfung von SharePoint-Daten
Microsoft Teams ist eine hervorragende Plattform für die Zusammenarbeit, die SharePoint als Dokumentenspeicher im Hintergrund verwendet. Das bedeutet, dass jede Datei, die in Teams gespeichert wird, aus dem SharePoint-Speicher des Microsoft 365-Mieters stammt.
Es ist wichtig zu wissen, dass SharePoint Online für zusätzlichen Speicherplatz Gebühren erhebt und dass große SharePoint-Umgebungen einen erheblichen Einfluss auf die Kosten haben können. Die Optimierung der Speichernutzung ist daher entscheidend, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.
Als Lösung haben wir das gleiche SharePoint-Offloading für Teams eingeführt, das wir für das SharePoint-Archiv implementiert haben. Dies bietet zwei Methoden: Ersetzen von Dateien durch hochgradig anpassbare kleine 1-5kB-Verknüpfungen oder Entfernen alter Dateiversionen. Beide Methoden werden durch vom Administrator definierte Regeln gesteuert.
Die Umsetzung dieser Strategien kann dazu beitragen, den Speicherplatz in SharePoint effizient zu verwalten und so die Speicherkosten um bis zu 60% zu senken.
Allgemein
✓ Leistungs- und Stabilitätsverbesserungen
Es wurden Verbesserungen vorgenommen, um das System schneller und stabiler zu machen, damit Sie contentACCESS noch besser nutzen können.
Update von älteren Versionen
✓ Update-Pfad: Das Update wird von contentACCESS ab Version 3.1 unterstützt. Ältere Versionen müssen zuerst auf contentACCESS 3.1 aktualisiert werden und können dann auf die neueste Version aktualisiert werden. Wenn das Update für eine frühere Version als 3.3 durchgeführt wurde, müssen nach dem Update einige der neuen Funktionen manuell konfiguriert werden.
Wenn das Update von einer früheren Version als 3.3 durchgeführt wurde, müssen einige der neuen Funktionen nach dem Update manuell konfiguriert werden.
Eine dieser Funktionen ist der Task-Runner, der einen Ressourcenspeicher benötigt, in dem die Exportdateien gespeichert werden. Dieser Speicher muss unter System -> System -> Resource Storage Settings konfiguriert werden. Auf diesen Speicher müssen alle contentACCESS-Knoten innerhalb eines Clusters zugreifen können, weshalb die Verwendung einer Netzwerkfreigabe dringend empfohlen wird.
✓ TLS 1.1 und älter ist deaktiviert: In contentACCESS 6.1 und höher sind TLS-Versionen älter als 1.2 aus Sicherheitsgründen deaktiviert.
✓ Moderne Authentifizierung für das E-Mail-Archiv benötigt mehr Berechtigungen: Wir haben von der veralteten Remote PowerShell auf eine REST-basierte Management-API umgestellt, die einige zusätzliche Berechtigungen auf der konfigurierten Azure AD-Anwendung benötigt.
✓ Suche V2 erfordert .NET Core: In 6.0 haben wir die nächste Version der Suche eingeführt. Die neuen Suchkomponenten zielen auf .NET Core 6 ab, das bei der Einrichtung des Suchservers automatisch installiert wird.
✓ Teams- und Teams-Chat-Job-Filter müssen angepasst werden: In 5.4 haben wir die Filtermöglichkeiten in allen Teams- und Teams-Chat-Jobs komplett überarbeitet. Ihre bestehenden Teams- und Teams-Chat-Job-Einstellungen müssen nach dem Update von 5.3 und früher überprüft und angepasst werden.
✓ Die Identitäten der Anwendungspools wurden geändert: Um die Sicherheit zu erhöhen, verwenden alle Anwendungspools von contentACCESS die isolierte IIS App Pool Identity. Dies erfordert eine Umstellung auf serverseitiges Rendering im contentACCESS-Portal für das E-Mail-Archiv.
✓ Unterstützung von .NET Framework: Ab der Version 5.0 wurde die minimal erforderliche .NET-Version
für alle Anwendungen von 4.5.2 auf 4.8 erhöht.
✓ Mail-App-Aktivierung: Durch die Neugestaltung der Mail-App-Aktivierung im contentACCESS E-Mail-Archiv werden neue Berechtigungen benötigt: „Org Marketplace Apps“ und „Benutzeroptionen“ sind notwendig, damit der Superuser korrekt funktioniert.
✓ Outlook-Formulare: Wenn das Update von einer früheren Version als 3.4 durchgeführt wurde, müssen die Outlook-Formulare aufgrund einiger interner Änderungen im E-Mail-Archiv-Verknüpfungsformat auf die neueste Version aktualisiert werden, um die korrekte Funktionalität zu erhalten. Für contentACCESS 3.8 müssen die Outlook-Formulare aufgrund der Änderungen bei der Authentifizierung ebenfalls neu
veröffentlicht werden.
✓ Remote File Archiving: Beim Update von contentACCESS 3.6 funktionieren bestehende Remote Agent Definitionen nicht mehr, da einige Datenbankstrukturen von der Dateisystem-Archivdatenbank in die Tenant-Datenbank verschoben wurden.
✓ SQL-Server-Unterstützung: Die minimal erforderliche SQL-Version wurde von MS SQL 2008 auf MS SQL 2012 erhöht.
✓ Umgestaltete Filterung: Die alte Filterung wurde auf ein neues Format umgestellt. Wir empfehlen daher, nach einem Update von 3.7 oder früher alle Filtereinstellungen für Jobs zu überprüfen.
Dokumentation
✓ Dokumentation – Bitte beachten Sie die aktualisierte Dokumentation und die aktualisierten Handbücher.
Benutzerhandbücher für contentACCESS und Client-Apps.
